AICS SEDE DI HANOI sta selezionando un/a Assistente di supporto amministrativo contabile da inserire nella sua operatività in Vietnam. Durata 9 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 30/04/2025
Assistente di supporto amministrativo – contabile – Esperto/a Low
In stretto coordinamento e, comunque, sotto la supervisione del Manager di riferimento e della Titolare della sede, può essere chiamato, nell’ambito della gestione di uno o più Progetti di cooperazione, a:
- istruire ed elaborare gli atti amministrativi necessari per la corretta gestione dei Progetti di competenza;
- collaborare alla istruttoria ed alla redazione di accordi e contratti nell’ambito dei Progetti di competenza;
- istruire e predisporre gli atti di pagamento relativi ai Progetti di competenza;
- curare la gestione dei rapporti con gli istituti bancari;
- collaborare allo svolgimento degli adempimenti fiscali e previdenziali;
- collaborare alla corretta amministrazione e gestione dei fondi dei Progetti di competenza;
- assicurare il corretto e puntuale aggiornamento contabile dei Progetti di competenza, effettuando tempestivamente le necessarie registrazioni in partita doppia sul software gestionale e contabile dell’AICS (SIGOV);
- predisporre i report amministrativo-contabili, intermedi e finale;
- collaborare, per quanto di competenza, alla redazione dei documenti tecnici di Progetto (piani operativi, varianti, proposte di finanziamento, ecc.);
- prestare assistenza ai fini della redazione dei documenti di gara per la fornitura di beni, lavori e servizi;
- controllare i piani finanziari e verificare i rendiconti, intermedi e finali, predisposti dai Partner di Progetto o nell’ambito di iniziative bilaterali;
- collaborare alla predisposizione del budget, del bilancio della sede e di ogni altro documento contabile previsto dall’ordinamento AICS;
- collaborare alla corretta gestione dei beni acquistati nell’ambito dei Progetti di competenza fornendo assistenza nei processi di donazione;
- effettuare visite periodiche nelle aree di intervento per lo svolgimento di attività di monitoraggio e/o per acquisire informazioni ed elementi utili allo svolgimento delle attività di competenza;
- predisporre materiale informativo e/o divulgativo relativo alle attività di competenza;
- effettuare accertamenti, misurazioni, rilievi e verifiche anche con riferimento all’esecuzione di contratti di fornitura di beni e servizi stipulati dalla sede;
- prestare assistenza ed assicurare il coordinamento con i competenti Uffici della VDA di AICS Roma;
- partecipare ad incontri, riunioni, altre iniziative comunque collegate e/o inerenti ai Progetti di competenza.
Inoltre, si richiede di: - collaborare al processo di adeguamento della Sede alla normativa relativa alla gestione dei dati sensibili e della privacy;
- curare l’aggiornamento tempestivo della sezione Trasparenza del sito web della Sede;
- curare il processo di corretta protocollazione, repertoriazione e archiviazione dei documenti di competenza della Sede inclusi i fascicoli relativi alla documentazione inerente alla sicurezza di sede;
- collaborare alla corretta gestione della corrispondenza in entrata e uscita;
- collaborare, come focal point, all’aggiornamento del Documento di valutazione rischi (DVR) garantendo supporto al RSPP incaricato;
- supervisionare i servizi di assistenza ICT e la strumentazione informatica della Sede;
- svolgere ogni ulteriore attività esigibile in relazione alla qualifica posseduta ritenuta necessaria dal Manager di riferimento o dal Titolare della sede.
