COSPE sta selezionando un/a Referente Amministrativo/a di progetto da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Co.co.co. Scadenza candidature 20/07/2025
COSPE, organizzazione impegnata da oltre 40 anni nella cooperazione internazionale, la giustizia sociale e le migrazioni, promuove la diversità e l’equità nei propri ambienti di lavoro, garantendo pari accesso alle opportunità professionali a donne, persone razzializzate, membri di comunità LBGT+ e altri gruppi sottorappresentati, ricerca un/a Referente Amministrativo/a di Progetto da inserire presso l’ufficio centrale di Firenze.
DESCRIZIONE DEL RUOLO
Il/la Referente Ammnistrativo/a di Progetto è inserito all’interno dell’Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali ed avrà il compito di gestire l’attività amministrativo-finanziaria di un pacchetto di progetti COSPE, implementati sia all’estero e in Italia e finanziati da Unione Europea, Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo, Regioni ed altre amministrazioni pubbliche nazionali e internazionali, fondazioni.
La figura riporta al Coordinatore/trice dell’Ufficio amministrazione progetti istituzionali ed opererà in raccordo con i dipartimenti che si occupano di progetti in Italia ed all’estero e, specificamente, opererà in coordinamento con il/la coordinatore/trice di progetto e, per i progetti implementati in paesi extra-europei, con il personale amministrativo, contabile e finanziario presente nel paese.
A seconda della tipologia di progetti assegnati, il/la Referente Ammnistrativo/a di Progetto, potrà essere chiamato/a a collaborare con i team paese oppure a gestire direttamente i processi di rendicontazione.
PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ
Gestione del budget
- Verifica della ricezione dei contributi da parte dei donatori e capofila, e verifica, autorizzazione e gestione contabile dell’invio fondi a partner e sedi COSPE all’estero.
- Verifica periodica, in collaborazione con il/la coordinatore/trice di progetto e lo staff finanziario ed amministrativo nei paesi di intervento, dello stato di avanzamento economico-finanziario dei progetti assegnati, incluso il reperimento del cofinanziamento, se richiesto.
- Supporto a staff COSPE e, se necessario, ai partner, sulle regole di eleggibilità delle spese secondo le regole del finanziatore.
- Supporto al/alla coordinatore/trice di progetto nella predisposizione di varianti, proroghe ed elaborazione di comunicazioni ai donatori attinenti alla parte finanziaria.
Gestione contabile dei progetti
- Inserimento dati progettuali nel programma contabile ed aggiornamenti a seguito di varianti di budget e proroghe.
- Verifica preliminare e acquisizione periodica nel programma contabile della contabilità proveniente dai paesi di propria competenza.
- Verifica dei rendiconti periodici dei partner italiani ed europei e richiesta di chiarimenti o integrazioni se necessario, registrazione contabile delle spese rendicontate.
- Verifiche e registrazioni di fine chiusura dell’anno fiscale per i progetti e sedi decentrate di propria competenza.
Rendicontazione finanziaria
- Pianificazione dei rendiconti e regolare aggiornamento in collaborazione con Capi progetto e staff finanziario ed amministrativo nei paesi di intervento.
- Riconciliazioni dei flussi finanziari di progetto e delle spese relative a risorse umane COSPE effettuate in Italia; reperimento ed organizzazione della documentazione di supporto per le spese COSPE in Italia.
- Se direttamente responsabile della predisposizione del rendiconto, controllo finale dei rendiconti finanziari dei partner, inclusa la verifica della correttezza e completezza dei documenti di supporto secondo quanto richiesto dal finanziatore e delle dichiarazioni; elaborazione del rendiconto finanziario e dei suoi allegati secondo i modelli richiesti da donatore o capofila; gestione dell’audit; predisposizione della scheda interna con la sintesi dei dati finanziari e contabili del rendiconto.
- Supervisione che il rendiconto sia trasmesso nei tempi e nei modi richiesti dal finanziatore, incluso il caricamento su Piattaforme elettroniche se previsto, e gestione di eventuali richieste di chiarimento o integrazione da parte del finanziatore o capofila nel caso di progetti dove Cospe è partner.
- Collaborazione alla gestione di eventuali audit ex post richiesti dai finanziatori.
Attività di coordinamento e di supporto
- Partecipazione all’avvio di progetto inclusa la verifica di contratti ed accordi di partenariato e la predisposizione di linee guida su aspetti di gestione finanziaria e rendicontazione se COSPE è capofila.
- Formazione di capi progetto e staff amministrativo nei paesi su aspetti di gestione finanziaria ed amministrativa (procedure e strumenti interni e procedure dei finanziatori).
- Confronto con partner e finanziatori su aspetti di gestione del budget e rendicontazione.
- Partecipazione alle riunioni di Ufficio e di coordinamento con staff di altri dipartimenti.
QUALIFICHE E REQUISITI
- Diploma e/o formazione universitaria in materie economiche, ragioneria, contabilità;
- Esperienza professionale specifica nella gestione amministrativa di progetti finanziati da donatori istituzionali di almeno 3 anni. Esperienza di lavoro all’estero in posizioni amministrative in ambito di progetti di cooperazione internazionale rappresenta un requisito preferenziale;
- Conoscenza delle regole di gestione e di rendicontazione dei principali finanziatori quali AICS ed Unione Europea (sia programmi esterni che interni);
- Buona conoscenza della lingua francese e inglese. La conoscenza di un’ulteriore lingua, spagnolo o portoghese, rappresenta un requisito preferenziale;
- Conoscenza dei principi di contabilità/partita doppia;
- Ottime conoscenze informatiche, in particolare fogli di calcolo, e conoscenza di programmi contabili (preferibilmente NPS);
- Disponibilità per missioni brevi nei paesi di propria competenza;
- Orientamento alla qualità, all’analisi e alla risoluzione dei problemi
- Eccellenti capacità di pianificazione e organizzative del lavoro;
- Predisposizione al lavoro di squadra, all’ascolto e alla negoziazione;
- Forte motivazione rispetto alla mission e piena e motivata adesione ai valori di Cospe: Cooperazione, Rispetto, Coerenza, Professionalità e Creatività.
OFFERTA
- Contratto: co.co. della durata di 12 mesi, con possibilità di trasformazione e/o prolungamento
- Compenso: il compenso sarà commisurato alle reali esperienze possedute, valutando il livello di competenza, l’esperienza lavorativa pregressa e le qualifiche specifiche.
- Data di inizio: da settembre 2025.
- Sede di lavoro: Firenze, con possibilità di lavoro in parte agile
COME CANDIDARSI
Gli/le interessati/e possono inviare il cv e una lettera motivazionale, con autorizzazione al trattamento dati personali (DLgs 196/2003 e smi), all’indirizzo risorse.umane@cospe.org inserendo nell’oggetto “ADM 2025”.
Nel CV è obbligatorio indicare esattamente le date di inizio e fine (mese/anno), la posizione ricoperta e il datore di lavoro per ogni incarico lavorativo.
Cospe si riserva la facoltà di modificare, prorogare, sospendere, riaprire i termini o revocare la presente procedura di selezione qualora se ne riveli la necessità o l’opportunità.
Solo i candidati ammessi ai colloqui di selezione riceveranno comunicazioni relative all’esito della procedura.
Disclaimer
Cospe crede che la diversità, l’equità e l’inclusione siano elementi chiave per lo sviluppo e la sostenibilità delle organizzazioni. Siamo impegnati a creare un ambiente di lavoro inclusivo, che promuova l’uguaglianza di opportunità e rispetti la diversità di background, di esperienze e di opinioni del nostro personale e dei nostri partner. Ci impegniamo a garantire che tutte le fasi del processo di ricerca e selezione del personale siano condotte in modo equo e trasparente, valorizzando le competenze e le qualifiche con un approccio decoloniale. Inoltre, ci impegniamo ad utilizzare un linguaggio ampio ed inclusivo nelle nostre comunicazioni, al fine di evitare qualsiasi forma di discriminazione o pregiudizio di genere. Cospe garantisce i diritti previsti dalla normativa sulla Privacy e precisa che utilizzerà le informazioni ricevute ai soli fini di reclutamento e selezione del personale.
