Ecco le risposte alle FAQ del bando OSC 2018

L’AICS ha pubblicato le risposte alle oltre sessanta domande frequenti sottoposte nelle scorse settimane dalle Organizzazioni della Società Civile in merito alla procedura aperta di bando per i progetti di cooperazione nei paesi partner. Le domande prese in considerazione sono relative a questioni di carattere ed interesse generale e non quelle che riguardano aspetti puntuali di specifiche iniziative.  Il bando ha una dotazione di 70 milioni di euro e la scadenza per la presentazione delle proposte progettuali complete è fissata per il prossimo 19 dicembre 2018

 

 

GENERALI

1.Il limite previsto delle battute all’interno del documento di progetto è comprensivo degli spazi?

Si, per norma redazionale le battute comprendono gli spazi.

 

2. Con che modalità è possibile presentare la strategia dell’intervento?

La strategia di intervento deve essere presentata negli spazi e nei limiti previsti dall’Allegato 2 “Modello per la redazione della proposta completa”.

 

3. Nell’Allegato 2 “Modello per la redazione della proposta completa”, in quale sezione è prevista l’indicazione del ruolo e competenze richieste per le risorse umane incluse tra gli articoli di spesa da 1.1 a 1.3.2, come indicato nell’Allegato 4 “Spese ammissibili”?

All’interno della Sezione 11, “Piano Finanziario”, è previsto uno spazio per descrivere le spese previste per la realizzazione dell’iniziativa nel suo complesso. Qui è possibile dettagliare il ruolo e le competenze richieste per le risorse umane imputate.

 

4. Quali Soggetti possono presentare proposte per il Bando OSC?

Possono partecipare alla presente procedura, in qualità di Soggetto proponente, i Soggetti iscritti all’Elenco di cui all’art. 26 della L. n. 125/2014, pubblicato sul sito AICS, e in possesso degli ulteriori requisiti indicati all’art. 3 “Prerequisiti per la partecipazione” del Bando.

 

5. Sono ammissibili iniziative realizzate in più Paesi? Quale Paese determinerà l’inserimento nei lotti?

E’ possibile presentare iniziative multi-paese. Per l’inserimento nei lotti sarà preso in considerazione il raggruppamento geografico più idoneo a rappresentare tale insieme

 

6. In una proposta multi-Paese presentata sul Lotto 3, è possibile includere un Paese prioritario?

Sì, supponendo che le attività e le relative spese previste per il Paese prioritario siano marginali rispetto a quelle previste per il/i Paese/i non prioritario/i.

 

7. In base all’art. 1 “Oggetto e finalità del Bando”, punto 3 del Bando, ai fini della valutazione della premialità, cosa si intende per Formazione Professionale?

Per Formazione Professionale si intende quella che è seguita dal rilascio di una certificazione riconosciuta dal Sistema di Formazione locale. Non sono inclusi eventuali percorsi informali di aggiornamento o di creazione di competenze finalizzate all’autoimpiego.

 

8. Ai sensi dell’’art. 1 “Oggetto e finalità del Bando”, punto 4 del Bando, le iniziative dovranno essere coerenti, oltre che con i target dell’Agenda 2030, con le linee d’azione identificate nei relativi Programmi Paese, là dove questi esistano. Dove possono essere reperiti i Programmi Paese?

Sono disponibili i Programma Paese per i seguenti Paesi: El Salvador, Etiopia, Tunisia, Senegal, Mozambico. Per prenderne visione, si può inoltrare specifica richiesta alle relative sedi estere AICS.

 

9. In base all’ art. 2 “Dotazione finanziaria”, punto 2 del Bando, come è calcolata la dotazione finanziaria destinata ai Paesi non prioritari?

Ai Paesi non prioritari inclusi nel Lotto 3 è assegnato un finanziamento pari ad Euro 14.000.000. Il 10% di tale importo sarà riservato alle iniziative presentate per i Paesi non prioritari africani, mentre il restante 90% della dotazione del Lotto 3 sarà destinato alle iniziative proposte per i Paesi non prioritari così come utilmente collocati in graduatoria.

 

10. In base All’art. 3 “Prerequisiti per la partecipazione”, punto 1 G del Bando, possono presentare proposte i soggetti non registrati nel Paese di realizzazione o non ancora in regola con la documentazione prevista dal Paese? Nel caso l’iniziativa proposta sia multi-paese, la registrazione è obbligatoria in tutti i Paesi di realizzazione?

L’assenza di registrazione del Soggetto proponente nel Paese di realizzazione non è motivo di esclusione della domanda, qualora questa non sia prevista dalla normativa del Paese oppure possa essere concessa solo in seguito all’approvazione del finanziamento, ed in tale caso può essere sufficiente la documentazione di avvio della pratica. E’ comunque necessario, prima della stipula del contratto di co-finanziamento con AICS, dimostrare di essere in regola con l’eventuale documentazione richiesta dal Paese (o da tutti i Paesi) di realizzazione per svolgere attività di cooperazione.

 

11. In base All’art. 3 “Prerequisiti per la partecipazione”, punto 1 G del Bando, è necessario essere in regola con l’eventuale documentazione prevista dal Paese di realizzazione anche per le OSC che non gestiscono direttamente attività e/o budget in loco, delegandone la gestione alla controparte locale o ad un soggetto affiliato locale?

Sì. Il prerequisito di cui al punto 1 G dell’articolo 3 si applica a tutti i Soggetti proponenti.

 

12. In base all’art. 3 “Prerequisiti per la partecipazione”, punto 1 H del Bando, come si calcola il limite previsto di finanziamento richiesto in caso vengano presentate due proposte?

La somma dei contributi richiesti per entrambe le proposte non dovrà superare il doppio dei proventi complessivi del proponente nel triennio 2015-2017.

 

13. Ai sensi dell’art. 5 “Documentazione e criteri di ammissibilità”, punto 1 C del Bando, specificatamente per quale tipo di acquisiti è necessario allegare i preventivi? Sono richiesti più preventivi per la medesima voce? A partire da quale cifra?

Sì, ai sensi della normativa vigente, per acquisti di servizi, lavori e forniture superiori a Euro 40.000.

 

14. Ai sensi dell’art. 5 “Documentazione e criteri di ammissibilità”, punto 1 C del Bando, che tipo di documentazione di supporto si può allegare? Sono previsti limiti al numero di file?

Preventivi o altra documentazione strettamente pertinente alla presentazione dell’iniziativa (per esempio, progetto di costruzione). Non sono previsti limiti al numero di file che possono essere allegati alla proposta.

 

15. L’art. 5 “Documentazione e criteri di ammissibilità”, punto 4 D del Bando, rimanda ai limiti previsti al successivo punto 7.

Si precisa che gli ulteriori limiti sono quelli indicati al punto 6 dell’art. 5.

 

16. In cosa consiste la partecipazione monetaria?

Il cofinanziamento del Soggetto proponente riguarda esclusivamente importi in denaro. Il cofinanziamento potrà provenire dalla OSC proponente, dai partner e/o da altri finanziatori (che non siano Amministrazioni pubbliche italiane) e ricavi derivanti dalle attività dell’iniziativa.

Gli introiti derivanti dalla vendita di eventuali produzioni legate alle attività di progetto possono quindi contribuire alla partecipazione monetaria.

 

17. E’ necessario suddividere le risorse tra Soggetto proponente e partner?

Gli allegati 7 e 8 al Bando non richiedono di indicare l’apporto monetario da parte di ciascun partner /controparte.

 

18. E’ possibile allegare un need assessment?

No. Le informazioni e i dati devono essere inseriti nei formulari per la redazione della proposta completa.

 

18. Le spese per il personale possono rientrare nella partecipazione monetaria del Soggetto proponente?

Sì, ma solo le spese per le risorse umane imputabili nel Piano Finanziario e riconosciute come ammissibili in base all’Allegato 4 “Spese Ammissibili” del Bando.

 

19. L’eventuale cofinanziamento monetario dei partner deve passare attraverso il conto corrente della OSC capofila dedicato al progetto? In caso negativo come è possibile comprovarlo?

No. La compartecipazione dei partner può essere comprovata mediante la presentazione di apposita documentazione giustificativa, che sarà sottoposta ai controlli previsti dall’AICS, ugualmente alle altre spese sostenute.

 

10. Oltre ai massimali complessivi di contributo richiesto per l’iniziativa indicati all’art. 5 “Documentazione e criteri di ammissibilità”, punto 4 del Bando, sono previsti anche dei limiti annuali?

No.

 

21. Tra le attività progettuali può essere prevista la formazione in Italia a favore di beneficiari locali?

Si, come indicato anche tra gli esempi nella Sezione “Informazioni Generali” della Proposta Completa e previsto dal Documento Triennale di Programmazione ed Indirizzo 2016-2018.

 

22. Vi sono obblighi riguardanti l’applicazione di determinati tipi di contratto per il personale internazionale di lungo termine?

No, nelle more dell’approvazione del contratto collettivo nazionale di cui all’art. 28 della Legge 125/2014.

 

23. In base all’art. 6 “Iter di valutazione e approvazione delle iniziative”, punto 11 del Bando, in quale fase l’AICS si riserva di inviare ai soggetti interessati una comunicazione in merito qualora riscontri nella Proposta Completa o nel Piano Finanziario la presenza di spese non congrue e/o non ammissibili?

L’individuazione delle spese non congrue e/o non ammissibili avviene durante la fase di valutazione delle proposte. In qualunque momento prima dell’aggiudicazione definitiva, l’AICS si riserva – qualora emergano elementi non riscontrati nel corso delle verifiche amministrative e tecniche – di rilevare la non congruità e non ammissibilità della spesa.

 

24. In quale momento verrà richiesta la compilazione dell’ultima parte dell’Allegato 3 “Modello per la valutazione delle condizioni politiche e di sicurezza” riservata alle Rappresentanze Diplomatiche?

Ai sensi dell’articolo 6, punto 7 del Bando, la valutazione politica e di sicurezza verrà richiesta da AICS sulle iniziative allocate nella graduatoria provvisoria.

 

25. In base all’Allegato 4 “Spese Ammissibili” del bando, la soglia dei sei mesi per distinguere il personale di lungo termine da quello di breve termine si intende su base annuale o dell’intera durata del progetto?

I sei mesi sono calcolati su base annua.

 

26. Può essere riconosciuto (in toto o in parte) lo stipendio di un dipendente del Soggetto proponente fintanto che svolge attività nel Paese di realizzazione?

Per l’ammissibilità delle spese relative alle risorse umane, è necessario riferirsi all’Allegato 4 “Spese ammissibili” al Bando e a quanto previsto dalle Procedure gestionali e di rendicontazione per iniziative promosse dalle organizzazioni della società civile e soggetti senza finalità di lucro, approvate con delibera del Comitato Congiunto 61/2016 e modificate con delibere 63/2017 e 48/2018. In ogni caso, è essenziale che la spesa sia inequivocabilmente riconducibile all’iniziativa e sia corredata di idonea documentazione di supporto.

 

27. Un partner locale può assumere un cooperante e imputare i relativi costi nel Piano Finanziario, vedendosi rimborsate le spese per lo stipendio?

Sì, nei modi e limiti di cui alla risposta precedente

 

28. Sono ammissibili le spese di viaggio e permanenza in loco di italiani nel Paese di realizzazione dell’iniziativa?

Sono ammissibili purché le risorse umane siano previste e idonee per la realizzazione dell’iniziativa. Le attività devono in ogni caso essere previste nella strategia di intervento. Ad ogni buon fine, dato il finanziamento pubblico si auspica che la programmazione di tale tipologia di spesa avvenga secondo i principi di efficienza ed economicità.

 

29. Le imprese locali possono essere fornitori? E se sì, qual é l’importo al di sopra del quale bisogna procedere con una gara d’appalto?

Sì. In base alle Procedure gestionali e di rendicontazione per iniziative promosse dalle organizzazioni della società civile e soggetti senza finalità di lucro, approvate con delibera del Comitato Congiunto 61/2016 e modificate con delibere 63/2017 e 48/2018, punto 57, l’acquisto di beni e veicoli deve essere effettuato nel Paese beneficiario, con l’eccezione dell’impossibilità ad acquistarli in loco a qualità invariata e a prezzi competitivi. In base all’Allegato 4 “Spese Ammissibili” del Bando, di regola, “saranno applicabili le procedure di cui alla PRAG (ovvero, il Codice dei contratti di cui al D.Lgs. n. 50/2016 e s.m.i per acquisizioni in Italia per la scelta del contraente e l’esecuzione del contratto e in accordo con i principi di economicità, efficacia, tempestività e correttezza, libera concorrenza, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità, e pubblicità. Fatti salvi i suddetti principi, laddove le procedure di cui alla PRAG non siano applicabili nel Paese di realizzazione dell’iniziativa, il Soggetto Esecutore potrà applicare le procedure previste dalla normativa locale e condivise da altri donatori internazionali”.

 

30. E’ obbligatoria la garanzia?

In base all’articolo 26, comma 4 della Legge n. 125/2014, le OSC che risulteranno aggiudicatarie del presente Bando, dovranno – ai fini della stipula del contratto e qualora la OSC opti per contributi AICS per anticipazione – stipulare idonea garanzia (di ammontare pari al 30% dell’importo anticipato cfr. altresì le Procedure gestionali e di rendicontazione per iniziative promosse dalle organizzazioni della società civile e soggetti senza finalità di lucro, approvate con delibera del Comitato Congiunto 61/2016 e modificate con delibere 63/2017 e 48/2018, punto 2).

 

31. Le revisioni contabili devono necessariamente essere svolte in Italia o possono essere condotte anche nei Paesi di intervento?

Come previsto dal Contratto per l’esecuzione dell’iniziativa, Allegato 9, art. 12, il Soggetto esecutore deve individuare un revisore contabile iscritto al Registro dei revisori legali di cui al Decreto Legislativo 27 gennaio 2010, n. 39 e ss. mm. e ii.. Nulla vieta che possa essere svolta un’ulteriore revisione contabile nel Paese di realizzazione, ove previsto dalla normativa locale.

 

32. Con riferimento alle attività di visibilità e comunicazione, quali sono le linee guida da adottare?

Le linee guida di comunicazione a cui riferirsi sono pubblicate nel sito AICS, nel menu settori, linee guida e programmazione.

 

 

PARTERNARIATI

33. In base all’art. 5 “Documentazione e criteri di ammissibilità”, punto 6 del Bando, qual è il limite di iniziative per le quali una OSC che non ha presentato alcuna iniziativa come Soggetto proponente, può presentarsi come partner?

Qualora una OSC non sia proponente di un’iniziativa nel medesimo Bando, può presentarsi come partner fino ad un massimo di sei iniziative.

 

34. E’ possibile non avere partner locali?

In linea teorica, sì. La mancanza di tale partner sarà comunque oggetto di valutazione da parte della Commissione.

 

35. E’ possibile avere più di una controparte locale?

Sì.

 

36. Esistono vincoli sulla natura giuridica dei partner locali?

No. In base all’art. 1 “Oggetto e finalità del Bando”, punto 5 del Bando, i partner locali devono però essere in possesso di comprovata e specifica capacità tecnica e operativa.

 

37. Può essere incluso come partner un soggetto non iscritto all’Elenco e per statuto non finalizzato alla cooperazione allo sviluppo, ovvero un soggetto non rientrante nelle fattispecie dell’art. 26, comma 2 e dell’art. 27 della Legge 125/2014 può partecipare come partner di progetto?

Sì.

 

38. Le organizzazioni internazionali possono essere coinvolte in qualità di partner?

Sì.

 

39. Anche i partner devono essere in regola con la documentazione indicata all’art. 3 “Prerequisiti per la partecipazione”, comma 1 punto G del Bando?

No. I prerequisiti dell’articolo 3 riguardano i Soggetti proponenti. Tuttavia, si invita le OSC istanti a presentare partner che siano in grado di operare nel/nei Paese/i di realizzazione dell’iniziativa.

 

40. Cosa distingue un partner da un fornitore?

Un Partner contribuisce alla realizzazione dell’iniziativa secondo i ruoli e le modalità di gestione definiti nell’apposito accordo di partenariato. Un partner non può mai trarre vantaggio economico dalle attività e può ricevere solo il rimborso delle spese specificamente sostenute per la realizzazione delle attività previste dall’iniziativa.

Un fornitore, invece, provvede beni e servizi necessari alla realizzazione delle attività e che possono essere acquisiti dal soggetto proponente e/o dai partner. Tuttavia, nel rispetto delle regole e delle procedure di acquisizione di beni, servizi e forniture, il partner potrebbe divenire, in qualità di migliore offerente, anche fornitore.

 

41. E’ possibile coinvolgere come partner soggetti di altri Paesi? Se sì, possono gestire una quota del budget di progetto?

Sì, europei e non. Tutti i partner possono gestire quote di budget.

 

42. Secondo quanto previsto nell’Allegato 8 “Modello di accordo di parternariato” quale modalità deve essere utilizzata con i partner non italiani?

Come dettagliatamente riportato nel preambolo dell’Allegato 8 al Bando, gli accordi con i partner non italiani possono essere redatti o in lingua italiana, ovvero nella lingua locale o veicolare in uso, ovvero in lingua diversa da quella italiana. Nelle ultime due ipotesi, l’accordo dovrà essere accompagnato da una traduzione asseverata in italiano (rilasciata o dalla Rappresentanza diplomatica in loco, o da un Tribunale italiano o da un traduttore giurato).

 

43. In base all’Allegato 6 “Griglia di valutazione proposta completa” del Bando, verranno valutati diversamente i partner italiani da quelli esteri?

No. L’attribuzione di punteggio dipenderà dall’appropriatezza a provenienza dei partner.

 

 

ALLEGATI  (Modello per la presentazione della proposta completa)

44. Nell’allegato 2 “Proposta completa”, sezione 1 “Informazioni Generali”, cosa si intende con Documenti, strategie globali, Regionali, del Paese, del sistema NNUU e/o multi-attori all’interno dei quali si innesta il progetto?

Si fa riferimento a documenti formali, ufficiali, di programmazione, di indirizzo dei governi nazionali o regionali, ovvero di altri organismi internazionali.

 

44. Cosa si intende con Fonti di verifica esterne al soggetto proponente, nella definizione dei beneficiari, come richiesto nella tabella relativa, punto 3 dell’Allegato 2 “Proposta completa”?

Per Fonte di verifica si intende ogni documento, pubblicazione, etc. indicato dalla OSC proponente da cui desumere il dato rappresentato nella proposta completa. In assenza di fonti esterne di dati, la OSC istante dovrebbe comunque indicare il metodo di rilevazione utilizzato

 

45. Cosa si intende con codificazione internazionale degli indicatori? ? Il riferimento alla codificazione internazionale vale solo per gli obiettivi o anche per i risultati attesi?

Come richiesto nell’Allegato 2 “Modello per la redazione della proposta completa”, devono essere definiti indicatori di obiettivo specifico e di risultato condivisi ed utilizzati a livello europeo ed internazionale, a seconda del settore di intervento (a titolo meramente esemplificativo, per iniziative che riguardano pari opportunità e questioni di genere, si può far riferimento al Gender Action Plan, per iniziative sulla salute al Global Reference List of 100 Core Health Indicators – WHO)

 

46. A chi sono riferite le informazioni previste alla sezione 13 “Informazione amministrative e di accountability” dell’allegato 2 “Proposta Completa”?

Le informazioni richieste riguardano strettamente il Soggetto proponente.

 

47. Alla sezione 13 “Informazioni amministrative e di accountability” dell’allegato 2 “Proposta Completa”, si può indicare più di un referente?

Sì.

 

48. L’assenza di una sede nel Paese di realizzazione del Soggetto proponente dell’iniziativa, richiesta alla sezione 13 “Informazioni amministrative e di accountability” dell’allegato 2 “Proposta Completa”, comporta l’esclusione della proposta?

No.

 

49. Cosa si intende per Totale numero progetti istituzionali realizzati, come indicato al punto 6 della tabella alla sezione 13 “Informazioni amministrative e di accountability”, dell’allegato 2 “Proposta Completa”?

Si intende il numero di progetti realizzati e co-finanziati da donors nazionali (anche regionali/locali – per esempio, Ministero, Regione, Comune), europei e internazionali.

 

 

Piano Finanziario e rendicontazione

50. Cosa si intende all’art. 5, punto 1 B del Bando, con Piano Finanziario in formato excel non modificabile?

Si intende che il file in formato excel deve essere protetto da scrittura successiva, a garanzia dell’autenticità della proposta. Il Piano Finanziario contenuto nel file può essere articolato e dettagliato in base alle spese previste.

 

51. Cosa si intende per Unità nel Piano Finanziario?

La colonna Unità chiede di specificare il valore di riferimento sul quale misurare la grandezza. Tra gli esempi di unità vi sono i giorni di impiego o i mesi, gli oggetti o attività (voli, assicurazioni, corsi, strutture, eventi, auto o un valore forfettario in caso si vogliano indicare differenti forniture, come la cancelleria…).

 

52. E’ previsto un tetto al compenso massimo per il personale di lungo periodo?

No, tuttavia l’appropriatezza dei costi per le risorse umane sarà oggetto di valutazione da parte della Commissione.

 

53. Le borse di studio possono rientrare tra le Spese per la realizzazione delle attività – Rubrica 2 del Piano Finanziario?

Si.

 

54. Cosa si intende per Spese sostenute per l’identificazione dell’iniziativa? L’IVA sulle fatture va inclusa nelle spese previste dal progetto?

Le spese rendicontabili sono al netto di IVA qualora il Soggetto esecutore ne sia esente o abbia diritto al suo rimborso. Nei casi in cui l’IVA non sia recuperabile, essa va invece inclusa nell’indicazione delle spese sostenute.

 

55. Sono ammissibili, ai fini della rendicontazione, le spese sostenute da organizzazioni locali di diretta emanazione del Soggetto proponente, ma che si configurano come soggetti giuridici indipendenti?

Si, purché siano indicati come partner di progetto e le relative spese e documentazione giustificativa siano inequivocabilmente riconducibili all’iniziativa. Come indicato al Punto 59 delle Procedure gestionali e di rendicontazione per iniziative promosse dalle organizzazioni della società civile e soggetti senza finalità di lucro, approvate con delibera del Comitato Congiunto 61/2016 e modificate con delibere 63/2017 e 48/2018, i documenti giustificativi di spesa devono essere intestati all’Ente esecutore, alla controparte o a partner che siano chiaramente identificati nella proposta di progetto

 

56. Nel caso di progetto multi-Paese, la quota di co-finanziamento del Soggetto Proponente deve essere ripartita e distinta nel Piano Finanziario in relazione ad ogni singolo Paese?

No.

 

57. Sono ammissibili le spese bancarie per la stipula delle fidejussioni?

Sì, ma solo i costi bancari, non l’importo della garanzia.

 

58. Quando sono obbligatorie la valutazione intermedia e finale? Qual è il tetto massimo ammissibile nel Piano Finanziario?

La valutazione di medio termine è obbligatoria se coesistono le due condizioni a) durata superiore ai 24 mesi e b) importo superiore o uguale a 600.000 Euro; la valutazione finale è invece obbligatoria per iniziative di importo superiore ai 600.000 Euro.

Il limite del 2 per cento è relativo alla valutazione nel suo complesso: qualora siano previste entrambe le valutazioni intermedia e finale, il tetto massimo non potrà superare il 2 per cento del costo totale dell’iniziativa, come specificato nell’Allegato 4 al Bando.

 

59. La valutazione d’impatto è obbligatoria?

No.

 

Check list amministrative

60. Chi compila la check list amministrative?

Ai sensi dell’art. 6, punto 3 del Bando, la check list amministrativa viene utilizzata e compilata dal RUP con l’ausilio del Segretariato per effettuare le verifiche amministrative sui Soggetti Proponenti e le relative iniziative.

 

61. La presenza anche di un solo NO rispetto ai punti elencati nella check list amministrativa comporta l’esclusione della proposta? 

Si

 

62. Se il progetto non prevede la costruzione di impianti, infrastrutture e opere civili, come viene valutata l’assenza delle stime preventiva?

Se l’iniziativa non prevede la costruzione di impianti, infrastrutture e opere civili, non deve essere allegata alcuna stima preventiva.

 

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