ASIA ETS sta selezionando un/a Assistente al responsabile amministrativo da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 15/11/2025 ASIA ETS è una ONG che opera per la conservazione dell’identità e del patrimonio storico e culturale dei popoli del continente asiatico, con particolare attenzione al Tibet e all’area himalayana dove è attiva da oltre di trent’anni in diversi settori d’intervento: educazione, protezione del patrimonio culturale e dell’ambiente, acqua e sanità, agricoltura ed emergenza. Posizione: Assistente al responsabile amministrativo, gestione contabilità generale e rendicontazione progetti Sede di lavoro: Roma Durata: 12 mesi con possibilità di rinnovo Inizio: disponibilità immediata Tipologia di Contratto: proponiamo a tempo determinato di 1 anno con successiva progressione per il contratto a tempo indeterminato RAL: 27.000 – 31.000 in base all’esperienza verificabile. La risorsa selezionata sarà inserita all’interno dell’unità amministrativa della sede di Roma, con eventuali missioni all’estero, con l’obiettivo di garantire corretta gestione amministrativa e finanziaria della sede e dei progetti implementati dall’Associazione e predisporre le rendicontazioni finanziarie ai donatori PRINCIPALI MANSIONI Progetti: • collaborazione con i responsabili dei diversi uffici nella redazione dei budget progettuali • monitoraggio dei budget di progetto • verifica, in collaborazione con Project Manager e Area Manager HQ, la performance finanziaria dei progetti (consuntivo, stato di avanzamento della spesa, previsioni) • in collaborazione con Project Manager e Area Manager HQ, individuare eventuali modifiche ai budget • Verifica e supervisione delle modifiche da presentare • Gestione amministrativa/finanziaria durante l’implementazione dei progetti: supporto ai capi progetto e all’Area Manager HQ e supervisione delle operazioni amministrative e finanziarie dei progetti. • Supervisione contabilità progetti e rendiconti • previsionale ripartizione dei costi del personale ai progetti (Italia e loco) • In coordinamento con il consiglio direttivo e il rappresentante legale, pianifica e gestisce attività di formazione del nuovo personale relativamente alle proprie competenze (comprese le policies di competenza) Rendicontazione progetti Italia/estero • Predisposizione del rendiconto finanziario dei progetti e verifica degli importi spesi rispetto al budget • Verifica eleggibilità costi rendicontati • Verifica la corrispondenza con le regole e procedure dei vari donatori • Verifica della documentazione prodotta a giustificazione delle spese • Predisposizione della documentazione finanziaria a supporto da inviare al donatore • Gestione del cofinanziamento Flussi finanziari, budget economici e finanziari Attraverso ProMo e CoMo • supervisione, monitoraggio delle attività finanziarie realizzate nelle sedi estere (flussi cassa - costi totali - entrate per gestione sedi. Controllo gestione entrate in loco, coperture e risorse da reperire e invio informazioni a gestione finanziaria organizzazione sede) • supervisione, monitoraggio e aggiornamento del budget delle sedi estere di ASIA • verifica che le spese degli uffici esteri rispettino il budget di riferimento Supporto al bilancio annuale e previsionale • Predisposizione della chiusura delle situazioni contabili dei progetti al 31/12, propedeutiche per la formazione del bilancio: verifica delle imputazioni dei costi di competenza dell’esercizio e della presenza nella contabilità generale, verifica delle imputazioni dei fondi inviati e ricevuti in loco alla chiusura dell’esercizio, verifica dei conti dell’attivo e passivo in riferimento alle sedi estere e ai singoli progetti e dei crediti/debiti verso le controparti, determina eventuali utili/perdite su cambi; determina eventuali crediti v/finanziatori e l’utilizzo dei fondi vincolati ai progetti (sia residui pregressi che dei proventi dell’esercizio in corso) • Predisposizione dei documenti relativi ai progetti in essere necessari alla formazione del bilancio sociale di Asia e delle sedi estere e supervisione del processo di audit laddove richiesto dalle istituzioni locali Gestione amministrativa degli uffici locali • In accordo con le procedure di Asia, stabilisce le linee guida per l'organizzazione dell'amministrazione negli uffici esteri Procedure Amministrative e Finanziare • Redazione procedure amministrative e finanziare e aggiornamento secondo i principali standard richiesti dai principali donatori e standard internazionali • Supervisione dell’applicazione nei diversi settori, sedi e progetti • Sovraintende all’aggiornamento dei format amministrativi da utilizzare Risorse umane e contrattualistica • Formazione e aggiornamento del personale entrante (sede, a progetto Italia, estero) per quanto di competenza • Elaborazione delle descrizioni dei ruoli e funzioni del personale amministrativo relativo ai progetti e partecipazione all’ iter di selezione del personale amministrativo di sede e delle sedi estere Requisiti richiesti • Laurea in ambito economico o equipollente o diploma in ragioneria; • Esperienza lavorativa diretta di contabilità generale e rendicontazione di più di 5 anni in organizzazioni non governative; • Conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata); • Conoscenza dei principali strumenti informatici, buona conoscenza del pacchetto MS Office • Ottima conoscenza Excel; • Forte motivazione a lavorare nel terzo settore; • Esperienza dei software gestionali per la contabilità del terzo settore, preferenziale la conoscenza del programma NP Square Solution. Sono gradite referenze. Inviare la propria candidatura a: r.brega@asia-ngo.org allegando il proprio CV e lettera di Presentazione entro il 15 novembre 2025. Solo le candidate e i candidati qualificati e selezionati saranno contattati. LINK ALLA VACANCY