AICS SEDE DI KIEV sta selezionando un/a Esperto/a Coordinatore Amministrativo Iniziativa di Emergenza da inserire nella sua operatività in Ucraina. Durata 13 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 19/01/2026 Esperto/a Coordinatore Amministrativo Iniziativa di Emergenza (Low) Attività: 

• Coordinare le risorse (umane e/o finanziarie) eventualmente assegnate dal Titolare di sede con particolare riferimento allo staff amministrativo dell’iniziativa di emergenza AID 013157/01/0; 
• Operare nel rispetto delle vigenti Procedure AICS con particolare riferimento alle Procedure per la gestione delle iniziative a dono di cooperazione allo sviluppo e di emergenza dell’Agenzia, adottate con Determina n. 336 del 7.02.2024 e successive integrazioni;
• Istruire gli atti amministrativi di competenza e/o su disposizione del Titolare o manager di riferimento necessari per la corretta gestione dei Programmi/Progetti di competenza;
• Collaborare, per gli aspetti di competenza, alla predisposizione di eventuali varianti ai Piani Operativi e Finanziari, nonché all’elaborazione di tutti gli altri documenti amministrativo contabili necessari per il monitoraggio e la rendicontazione delle iniziative;
• Assistere il Coordinatore Emergenza nel monitoraggio degli indicatori progettuali quantitativi e qualitativi dei progetti di emergenza presentati dalle OSC e in gestione diretta nel rispetto delle linee guida dell’Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo, degli obiettivi generali e dei termini progettuali;
• Coordinare ed assicurare la gestione amministrativa e contabile delle iniziative di emergenza, in coordinamento con AICS – Sede Centrale ed in collaborazione con il dipartimento amministrativo della Sede AICS di Kiev, garantendo la puntualità delle registrazioni contabili dell’iniziativa negli applicativi in uso;
• Alimentare, archiviare e monitorare la documentazione amministrativa dell’iniziativa negli applicativi Sharepoint, Documit e Sigov, inclusa fascicolazione e in cartaceo ove necessario;
• Coordinare il corretto svolgimento degli adempimenti fiscali e tributari, in coerenza con la normativa locale e/o italiana in relazione al programma di competenza;
• Procedere alla revisione dei rapporti amministrativo-contabili dei progetti di emergenza finanziati dalla Cooperazione Italiana in Ucraina e prodotta dai soggetti attuatori;
• Supervisionare, monitorare l’auditor esterno e/o la rendicontazione dei progetti/programmi;
• Fornire adeguato supporto alle OSC operanti in Ucraina per la   gestione tecnico amministrativa dei progetti finanziati dall'AICS, collaborando, per gli aspetti di competenza, alla revisione dei rapporti sullo stato di avanzamento dei progetti e dei relativi rendiconti;   Assicurare le attività di monitoraggio e di supervisione finanziarioamministrativa dei progetti di competenza e affidati alle OSC ai fini della verifica dello stato di avanzamento dei progetti; Coadiuvare la sede al fine di assicurare le comunicazioni con i soggetti attuatori e i meccanismi di coordinamento con gli stessi per le azioni di monitoraggio delle attività nell’ambito di riferimento; Assicurare la corretta gestione dei beni acquistati nell’ambito dei Programmi/Progetti di competenza fornendo assistenza nei processi di donazione; Contribuire alla preparazione di bandi nel settore emergenza e nella revisione delle relativ e proposte presentate dalle OSC; Produrre rapporti, relazioni ed eventuale documentazione per ogni esigenza operativa; Supportare la Sede AICS di Kiev nella predisposizione del documento consuntivo annuale e di ogni altro documento previsto dal Regolamento di contabilità; Fornire supporto tecnico-amministrativo per l’espletamento delle procedure di gara per l’acquisto di beni/servizi come da disposizioni del D.M. 192/2017 modificato dal D.M. MAECI n. 32 del 17 gennaio 2024 e delle PRAG (Practical -Guide on contract procedures for European Union External action), e assistendo la Sede estera in qualità di RUP; Fungere come “Operatore di Verifica” per conto di AICS per Verifica inadempimenti (ex Art. 48-bis D.P.R. n. 602/73) riguardo i pagamenti superiori ai 5.000,00 euro verso fornitori o prestatori di servizi italiani; Partecipare e completare con merito le formazioni obbligatorie previste dall'AICS o comunque richieste da l Titolare di Sede, secondo le modalità e i tempi stabiliti, al fine di garantire il rispetto delle normative e degli standard richiesti; Svolgere il ruolo di Designato Privacy, garantendo il rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali (in particolare il GDPR - Regolamento UE 2016/679), adempiere ai propri obblighi in maniera diligente, con un aggiornamento continuo delle proprie competenze in materia di privacy, fornire supporto nella gestione di eventuali incidenti di sicurezza o violazioni dei dati; Presentare al Titolare quadrimestralmente le schede di valutazione dei collaboratori assegnati all’area di competenza; Eseguire eventuali ulteriori compiti puntuali che si dovessero rendere necessari nel corso dell’impiego, da svolgere su incarico del Manager di riferimento e del Titolare della Sede AICS di Kiev.

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