AICS SEDE DI KIEV sta selezionando un/a
Esperto/a Coordinatore Amministrativo da inserire nella sua operatività in
Ucraina. Durata
13 mesi. Tipo contratto:
Tempo det. Scadenza candidature
19/01/2026
Esperto/a Coordinatore Amministrativo (Low)
Attività:
- Coordinare le risorse (Umane e/o finanziarie) eventualmente assegnate dal Titolare di sede;
- Operare nel rispetto delle vigenti Procedure AICS con particolare riferimento al Regolamento di Contabilità dell’Agenzia, le Linee Guida per gli affidamenti delle Sedi Ester, le Procedure per la gestione delle iniziative a dono di cooperazione allo sviluppo e di emergenza dell’Agenzia, adottate con Determina n. 336 del 7.02.2024 e successive integrazioni tra gli altri;
- Istruire gli atti amministrativi di competenza e/o su disposizione del Titolare o manager di riferimento necessari per la corretta gestione della Sede e dei Programmi/Progetti di competenza;
- Supportare il coordinamento e assicurare la gestione amministrativa e contabile della Sede, in coordinamento con AICS – Sede Centrale, garantendo la puntualità delle registrazioni contabili dell’iniziativa negli applicativi in uso;
- Alimentare, archiviare e monitorare la documentazione amministrativa della Sede negli applicativi Sharepoint, Documit e Sigov, inclusa fascicolazione e in cartaceo ove necessario;
- Coordinare il corretto svolgimento degli adempimenti fiscali e tributari, in coerenza con la normativa locale e/o italiana in relazione al programma di competenza;
- Assicurare la corretta gestione dei beni acquistati dalla Sede; - Produrre rapporti, relazioni ed eventuale documentazione per ogni esigenza operativa;
- Supportare la Sede AICS di Kiev nella predisposizione del documento consuntivo annuale e di ogni altro documento previsto dal Regolamento di contabilità;
- Fornire assistenza ai fini della predisposizione della documentazione relativa a gare ed appalti (di lavori, servizi e forniture) nel rispetto dei procedimenti vigenti e svolgere il ruolo di RUP quando richiesto;
- Fornire supporto nei processi di selezione e assunzione del personale; - Partecipare e compl etare con merito le formazioni obbligatorie previste dall'AICS o comunque richieste dal Titolare di Sede, secondo le modalità e i tempi stabiliti, al fine di garantire il rispetto delle normative e degli standard richiesti;
- Fungere come “Operatore di Verifica” per conto di AICS per Verifica inadempimenti (ex Art. 48-bis D.P.R. n. 602/73) riguardo i pagamenti superiori ai 5.000,00 euro verso fornitori o prestatori di servizi italiani;
- Svolgere il ruolo di Designato Privacy, garantendo il rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali (in particolare il GDPR - Regolamento UE 2016/679), adempiere ai propri obblighi in maniera diligente, con un aggiornamento continuo delle proprie competenze in materia di privacy, fornire supporto nella gestione di eventuali incidenti di sicurezza o violazioni dei dati;
- Eseguire eventuali ulteriori compiti puntuali che si dovessero rendere necessari nel corso dell’impiego, da s volgere su incarico del Titolare della Sede AICS di Kiev.
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