DEAFAL ONG sta selezionando un/a Addetto/a alla segreteria amministrativa da inserire nella sua operatività in Italia. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 15/03/2026

Descrizione del ruolo

La figura avrà come riferimento la Coordinatrice Amministrazione e Controllo e lavorerà in stretta collaborazione con i desk amministrativo e contabilità. Si occuperà della gestione operativa delle attività diverse dell’ente (commesse di formazione e assistenza tecnica) e del supporto logistico-amministrativo generale dell'ente.

Principali mansioni:

1. Gestione Clienti e Commesse (Attività Diverse di formazione e assistenza tecnica)

• Gestione del contatto con i clienti per le attività di assistenza tecnica e formazione.
• Supporto alla redazione di preventivi e contratti di servizio.
• Emissione fatture attive, monitoraggio degli incassi e gestione delle attività di recupero crediti.
• Predisposizione incarichi dei collaboratori/professionisti

2. Segreteria amministrativa 

• Gestione della prima nota generale dell’associazione.
• Archiviazione digitale sistematica dei giustificativi di spesa e della documentazione contabile.
• Compilazione periodica dello scadenziario pagamenti per la tesoreria.
• Raccolta e verifica delle richieste di rimborso spese dello staff e dei collaboratori.
• Supporto nella redazione di incarichi, contratti e documentazione per le procedure di acquisto.

3. Supporto agli Adempimenti Istituzionali e Compliance

• Predisposizione delle pratiche e della documentazione necessaria per il mantenimento dell’iscrizione al RUNTS, all’AICS e ad altri registri istituzionali di settore.
• Monitoraggio attivo delle scadenze amministrative e verifica dei requisiti periodici necessari per il mantenimento delle sedi operative dell’Associazione nelle diverse regioni.

4. Logistica e Servizi Generali

• Organizzazione logistica delle trasferte e delle missioni all’estero per lo staff.
• Monitoraggio quotidiano della PEC e gestione della corrispondenza.
• Gestione delle forniture della sede (materiali di consumo, cancelleria).
• Supporto operativo nell'invio delle buste paga ai dipendenti.
• Riconciliazione timesheet mensili dipendenti

Competenze richieste

• Diploma o Laurea in discipline economico-giuridiche o affini.
• Esperienza pregressa in ruoli di segreteria amministrativa o gestione clienti, preferibilmente presso Enti del Terzo Settore (almeno 1 anno).
• Ottima conoscenza del pacchetto Office (in particolare Excel) e di Google Suite.
• Elevata precisione e cura del dettaglio nella redazione e formattazione dei documenti
• Approccio rigoroso, metodico e puntuale nella gestione dei flussi di archiviazione e dei dati amministrativi.
• Precisione, spiccate doti organizzative e capacità di gestione delle scadenze.
• Predisposizione al lavoro di squadra e buone capacità comunicative per il rapporto con i clienti.
• Autonomia nell'organizzazione del lavoro.
• Conoscenza della lingua inglese

Inquadramento contrattuale

• Contratto: 1 anno con periodo di prova e possibilità di rinnovo.
• Impegno: Full-time.
• Sede di lavoro: Milano.
• Scadenza candidature: 15 marzo 2026

Inquadramento contrattuale: contratto di 1 anno con possibilità di rinnovo.

Impegno richiesto: full-time in presenza

Sede di lavoro: Milano

Scadenza per la presentazione delle candidature: 15 marzo 2026

Modalità di candidatura: Compilare questo form allegando il proprio CV, 2 referenze e lettera di motivazione che evidenzi punti di forza del profilo in relazione alle caratteristiche ricercate e ragioni che spingono alla candidatura entro il 15 marzo 2026.

DEAFAL è un’organizzazione non governativa senza fini di lucro per la cooperazione allo sviluppo, fondata nel 2000. la nostra vision è “rigenerare i suoli per rigenerare le società” e le nostre finalità principali sono:

• l’emancipazione e lo sviluppo umano, sociale ed economico dei piccoli produttori agricoli e delle categorie più vulnerabili dei Paesi del Sud e del Nord Globale, in una logica di cooperazione Sud-Sud e Sud-Nord, oltre che Nord-Sud;

• la tutela ambientale e la salvaguardia della biodiversità;

• la promozione della sicurezza e della sovranità alimentare

Per perseguire le proprie finalità, Deafal opera in 3 diversi ambiti: Cooperazione Internazionale allo Sviluppo; Educazione alla Cittadinanza Globale e Educazione Ambientale; Formazione e Assistenza Tecnica nel campo dell’Agricoltura Organica e Rigenerativa.