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Bando AICS 2020, ecco le risposte alle prime FAQ

E’ passato ormai più di un mese dall’uscita del bando dell’AICS per i progetti promossi delle OSC e al netto delle vacanze natalizie la maggior parte degli operatori delle organizzazioni si sta cimentando in questi giorni nella scrittura dei progetti. Il bando introduce una serie di novità che rendono il lavoro di progettazione più complesso che in passato e necessita quindi di tempi di lavorazione più lunghi.  Le nuove procedure RBM che entrano in vigore con questo bando richiedono inoltre uno sforzo maggiore nella fase di assessment poiché l’impianto dei progetti è sempre più basato sull’identificazione di obiettivi, outcome e relativi indicatori raggiungibili, consistenti e sostenibili.

Con il passare dei giorni crescono i dubbi e di conseguenza le richieste di chiarimenti e di informazioni tanto che anche l’Agenzia ha posticipato di alcuni giorni la data di scadenza per sottoporre domande in merito alla compilazione dei numerosi allegati o questioni interpretative legate alle procedure. Le richieste possono essere inviate fino al 19 febbraio prossimo e dovranno essere indirizzare a mezzo PEC al seguente indirizzo faq.bandi@aics.gov.it.

E’ questa purtroppo l’unica possibilità per ottenere delucidazioni dal momento che l’AICS non organizzerà nessun Info Day sul questo bando nonostante la facilitazione dell’attuale situazione di pandemia che avrebbe permesso con estrema facilità di organizzare un Info Day digitale, cosa che ormai tutti i donatori stanno facendo sistematicamente.

Negli ultimi giorni molte organizzazioni lamentano l’improvvisa rimozione dei video di formazione che l’Agenzia aveva reso disponibili attraverso una piattaforma dedicata con accesso a numero chiuso. E’ inspiegabile che i video siano stati bloccati proprio ora che gli operatori delle OSC si stanno cimentando nella progettazione e che quindi vengono a galla la maggior parte dei dubbi sulle nuove procedure.

Effettivamente è davvero difficile capire perché questi video non siano normalmente resi disponibili sul sito AICS e fruibili con facilità da tutti gli operatori in ogni momento senza le complicazioni e restrizioni dell’accesso limitato.

Di seguito trovate le risposte alla prima serie di FAQ ricevute dall’Agenzia entro la data dello scorso 31 gennaio:

Soggetto Proponente
1. Il Soggetto proponente può essere la filiale locale (presente nel Paese di realizzazione dell’intervento) di una OSC iscritta all’Elenco di cui al comma 3 dell’art. 26 della L. 125/2014.
No. La definizione di Soggetto Proponente è contenuta nelle “DEFINIZIONI” che precedono la Premessa al Bando. Il Soggetto proponente può essere solo una OSC iscritta all’Elenco di cui al comma 3 dell’art. 26 della L. 125/2014.
2. Le Università possono partecipare come Soggetto Proponente e/o membro di ATS?
No, ma possono partecipare come partner.
3. Una Organizzazione Non Governativa internazionale con sede in un Paese UE e attiva nei Paesi di realizzazione previsti dal Bando, può partecipare al Bando come Soggetto Proponente?
No. La definizione di Soggetto Proponente è contenuta nelle “DEFINIZIONI” che precedono la Premessa al Bando. Il Soggetto proponente può essere solo una OSC iscritta all’Elenco di cui al comma 3 dell’art. 26 della L. 125/2014.
Considerata la definizione di Partner, contenuta nelle “DEFINIZIONI” che precedono la Premessa al Bando, le ONG Internazionali, se appartenenti ad un Paese membro dell’OCSE o inserito nella lista OCSE-DAC, possono essere Partner nel caso in cui siano in grado di operare nel Paese oggetto dell’Iniziativa secondo la normativa locale.
4. Nel caso di costituzione di una ATS, per capofila si intende la sola OSC mandataria dell’ATS o tutti i membri?
La definizione di Partner e di ATS è contenuta nelle “DEFINIZIONI” che precedono la Premessa al Bando: l’ATS comprende una “OSC Capofila e mandataria dell’ATS”.

Partenariato
1. Se una OSC iscritta all’Elenco, che è parte di un network internazionale, coinvolge come partner locale un’altra organizzazione affiliata al proprio network è necessario stipulare una ATS o un accordo?
La definizione di Partner e di ATS è contenuta nelle “DEFINIZIONI” che precedono la Premessa al Bando.
Ai sensi dell’articolo 5, comma 1 lett. a. iii), inoltre, il coinvolgimento di un partner locale, anche di un’organizzazione appartenente al proprio network internazionale, è formalizzato mediante sottoscrizione della Lettera d’intenti cui eventualmente seguirà la stipula di un Accordo di partenariato secondo il modello di cui all’Allegato 6.
2. I partner locali coinvolti nella realizzazione dell’iniziativa devono essere iscritti all’Elenco di cui al comma 3, dell’art.26 della Legge n.125/2014?
No. L’iscrizione in Elenco è obbligatoria per il Soggetto proponente e/o per membro di ATS.
3. Il Soggetto Proponente e il partner locale devono obbligatoriamente avere già collaborato in passato oppure sono ammessi partenariati costituiti ex novo con soggetti dotati di comprovata esperienza nel settore di intervento?
Sono ammesse entrambe le tipologie di partenariato: partenariati già sperimentati in passato e nuovi, la cui esperienza andrà descritta nella sezione 8.2 del DUP.
4. Una organizzazione internazionale con sede fuori dall’Italia e fuori dal Paese di intervento può partecipare alla realizzazione dell’intervento come partner?
La definizione di Partner è contenuta nelle “DEFINIZIONI” che precedono la Premessa al Bando. In basse ad essa, “i partner privi di sede operativa in Italia devono essere in grado di operare nel Paese oggetto dell’Iniziativa secondo la normativa locale”.
5. Le Università possono partecipare alla realizzazione dell’intervento come partner?
Sì, stipulando con il Soggetto proponente una Lettera di intenti, secondo quanto previsto all’articolo 5, comma 1 lettera a.iii) ed eventualmente, successivamente, un Accordo di partenariato, secondo il modello di cui all’Allegato 6.
6. Il limite massimo di 6 partner si applica ai soli partner italiani o comprende anche i partner locali?
Il numero massimo di 6 partner di cui all’Articolo 6, comma 1 lettera a.viii) del Bando si riferisce al numero complessivo di partner.
7. Nel caso di interventi realizzati in più Paesi, è possibile coinvolgere più di 6 partner?
No. Il numero massimo di 6 partner si applica a tutte le tipologie di intervento (multi-paese e/o in ATS).
8. I partner locali e i soggetti italiani indicati al Capo VI della L.125/2014 non iscritti all’Elenco possono essere membri dell’ATS?
No. La definizione di Partner e di ATS è contenuta nelle “DEFINIZIONI” che precedono la Premessa al Bando ed è più volta ribadita nel Bando (cfr. art. 1 comma 11 del Bando).
9. Per poter richiedere un contributo AICS fino a € 3.600.000,00 [per i Lotti 1 e 2] è obbligatorio costituire una ATS con altre OSC iscritte all’Elenco?
Sì.
10. È possibile includere, sin dalla stesura del progetto, la partecipazione di attori – italiani e locali – che, pur essendo utili alla riuscita dell’iniziativa, non possono essere inseriti come partner poiché eccedono il numero massimo previsto?
Nulla osta al coinvolgimento di altri attori, non inseriti tra i partner, nell’identificazione e realizzazione dell’intervento. Il Soggetto Proponente può dare evidenza del loro apporto nel DUP, ove pertinente. Se tali attori non figurano tra i partner nella sezione 8.2 del DUP, non saranno oggetto di valutazione.
11. Un’emittente radio (pubblica o privata) del Paese di intervento è ammissibile come partner locale?
Sì, purché il suo coinvolgimento apporti un contributo all’iniziativa in termini non solo di realizzazione delle attività, ma anche di raggiungimento di Risultati.
12. Nel caso di costituzione di una ATS, i membri della ATS devono essere compresi nel limite di massimo 6 partner?
No, i membri dell’ATS non rientrano nel limite massimo di 6 partner.
13. E’ previsto un numero massimo di membri per l’ATS?
No.

Multi-Paese
1. Nel caso di iniziative che saranno realizzate in più Paesi, è obbligatorio coinvolgere altre OSC iscritte all’elenco e presentare la domanda in ATS?
No. Ai sensi dell’art.1, comma 11 del Bando, la scelta di creare o meno un’ATS tra OSC iscritte all’Elenco è nella facoltà del Soggetto Proponente.

Operatività in loco
1. Il Soggetto Proponente deve avere obbligatoriamente una sede operativa o una filiale nel Paese di realizzazione dell’intervento?

No. Per rispettare il requisito della effettiva capacità di operare in loco (articolo 3.1.i del Bando), il Soggetto Proponente deve trovarsi in una delle due situazioni descritte nel Sub-Allegato 2 alla Domanda di partecipazione “Modello Dichiarazione di capacità operativa in loco”.

Autorità Locali
1. È obbligatorio allegare alla Domanda di partecipazione una Lettera di Gradimento da parte delle Autorità Locali?
No. La documentazione da allegare è quella prevista all’articolo 5 del Bando.
2. Nel caso in cui sia coinvolta come partner locale una Autorità Locale non riconosciuta dal Governo Italiano, è necessario allegare una dichiarazione rilasciata dalla competente rappresentanza diplomatica italiana?
No.

Settori di intervento
1. E’ possibile presentare una iniziativa che interessa più settori di intervento, tra quelli previsti all’articolo 1, comma 5 del Bando?
Sì, rispettando le indicazioni contenute agli articoli 5.1.b e 6 del Bando

Piano Finanziario
1. Per la retribuzione del personale in Italia di supporto operativo e amministrativo all’Iniziativa nel bando è indicato di applicare gli importi lordi salariali già in essere nel contratto con il Soggetto Proponente. Bisogna dunque rendicontare l’importo lordo o il costo azienda (importo lordo più contributi a carico dell’organizzazione etc) ?
Per la retribuzione di tutto il personale vanno rendicontati gli importi lordi comprensivi dei contributi a carico dell’organizzazione, secondo quanto previsto dalle Procedure interne al Soggetto Proponente ai sensi dell’articolo 4.2, comma 4 delle “Procedure RBM” approvate con delibera del Comitato Congiunto n.71/2020.
2. Esistono linee guida che disciplinano la ripartizione del budget tra Soggetto Proponente e Partner?
No, non è richiesta tale ripartizione. La ripartizione degli impegni finanziari e delle quote di budget da gestire è lasciata alla valutazione dei proponenti, in base alla natura dell’iniziativa e alle capacità dei partner.
3. La stima complessiva dei costi per la realizzazione di opere civili, impianti, infrastrutture può essere realizzata da un Professionista del settore di intervento del Paese di realizzazione dell’iniziativa?
Sì.
4. Il requisito della firma digitale della stima complessiva dei costi per la realizzazione di opere civili, impianti, infrastrutture vale anche per Professionisti internazionali e/o dei Paesi di realizzazione?
Sì.
5. Il Professionista del settore di intervento che firma la stima complessiva dei costi per la realizzazione di opere civili, impianti, infrastrutture deve allegare documentazione attestante l’iscrizione ad albi professionali?
No, non è prevista dall’articolo 5, comma 1, lettera b. iv) del Bando.
6. E’ possibile inserire nel Piano Finanziario e nelle sezioni 6 e 9 del DUP della Proposta Iniziale una tipologia di costo non presente nella lista dei costi diretti delle Procedure Generali?
Si. In linea generale, la lista dei costi ammissibili contenuta nelle Procedure Generali è indicativa e non esaustiva. Il Soggetto Esecutore può proporre altri costi diretti se si dimostra la loro funzionalità al raggiungimento di risultati e obiettivi, purché si rispettino i criteri di ammissibilità di cui all’articolo 4 delle Procedure Generali. L’ammissibilità di un costo e il suo collegamento a uno o più risultati deve essere motivato dal Soggetto Proponente nel rispetto dei criteri stabiliti dal Bando e dalle Linee Guida del DUP e del Piano Finanziario.
7. Nel caso in cui la tipologia di un costo, di un servizio, lavoro o acquisto di un bene non sia affine o riconducibile a quanto definito nella codificazione fino al secondo livello del Piano Finanziario, è possibile inserire al terzo livello una definizione di costo anche se difforme da quanto definito al primo e secondo livello? Se ciò avvenisse, sarebbe causa di esclusione dell’Iniziativa proposta?
Nel Piano Finanziario, al terzo livello, il Soggetto Proponente deve cercare di posizionare la tipologia di spesa nella maniera più affine alle definizioni presenti nel formato. La codificazione numerica del terzo livello è una scelta di pertinenza del Soggetto Proponente, anche in funzione della tipologia settoriale dell’Iniziativa e delle proprie procedure amministrative e di rendicontazione.
La definizione di un terzo livello non coerente con il primo o il secondo livello, non è causa di esclusione dell’Iniziativa Proposta ai sensi del Bando, ma andrebbe a incidere negativamente sulla valutazione da parte della Commissione.
L’importante è che nelle Rubriche 1, 2, 3 e 5 il costo sia sempre necessario al raggiungimento di uno o più risultati e riconducibile nel Piano Finanziario alle colonne del costo / risultato. E’ invece sempre necessario che nelle sezioni 6 e 9 del DUP, coerentemente con le modalità richieste dalle Linee Guida, siano inserite e motivate le scelte sull’uso delle risorse necessarie al raggiungimento dei risultati.
8. Nel Piano Finanziario dove possono essere inserite al terzo livello tipologie di costo riconducibili ad “Altre Spese per attività collegate a uno o più risultati”?
A completamento di quanto contenuto nelle risposte alle FAQ precedenti, si conferma che possono essere aggiunte al terzo livello altre spese per attività / risultato posizionandole sotto le seguenti definizioni di secondo livello: 1.1 / 1.2 / 1.3 / 2.7 / 3.3 / 5.1 / 5.2 . Tali spese andranno spiegate e motivate nelle sezioni apposite del DUP.

Numero massimo di proposte presentabili
1. E’ possibile presentare una iniziativa come capofila sul Lotto 1, una sul Lotto 2 e una sul Lotto 3?
Sì. Come previsto all’articolo 7, comma 5 del Bando, “il numero di proposte come Capofila e Partner ammissibili per i Lotti 1 e 2 e per il Lotto 3 si sommano. E’, pertanto, ammissibile presentare 2 iniziative come Capofila per il Lotto 1 e/o 2, e 1 iniziativa per il Lotto 3”.

Condizioni Specifiche
1. Le eventuali condizioni specifiche che è possibile richiedere, inserendole nel DUP, possono prevedere richieste ad hoc per ciascun partner o devono applicarsi in modo omogeneo a tutto il partenariato?
La richiesta di Condizioni Specifiche rappresenta la possibilità offerta al Soggetto Proponente di ottenere un completamento, una deroga o una integrazione a una regola delle Procedure Generali e/o del Bando e/o del Contratto legata a situazioni specifiche. Possono pertanto verificarsi condizioni differenti per i diversi Partner.
La richiesta dovrà in ogni caso essere debitamente suffragata da valide motivazioni.

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  1. Effettivamente sembra che le cose semplici non si riescano proprio a fare. La settimana scorsa ho partecipato all’info day di un bando UE Life, un esempio perfetto di come si dovrebbe presentare un bando dando spazio alle domande dei potenziali partecipanti. Magari può essere utile che qualcuno ci dia un’occhiata. Ovviamente la registrazione è disponibile su YOUTUBE per tutti senza mirabolanti piattaforme blindate https://youtu.be/TZrTSNH4bKw

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