VIS – Volontariato Internazionale per lo Sviluppo sta selezionando un/a Responsabile Amministrativo/Deputy da inserire nella sua operatività in Palestina. Durata 12 mesi. Scadenza candidature 10/02/2020
Responsabile Amministrativo/Deputy – Palestina
Paese: Palestina
Località: Betlemme, con missioni nelle aree di lavoro
Partenza: Marzo 2020
Durata: 12 mesi (rinnovabile)
Referenti: Il Desk Amministrativo sarà il referente funzionale e il Rappresentante Paese (RPL) sarà il referente gerarchico nel paese.
Invio candidature: selezione@volint.it, oggetto Admin/Deputy Palestina. Si richiede il CV, lettera di motivazione e le Referenze (almeno 2 contatti).
Solo i profili che rispettano i requisiti richiesti verranno contattati.
Descrizione del contesto della Missione
Il VIS è presente in Palestina dal 1986. In oltre trent’anni di lavoro in progetti di cooperazione nel paese, il VIS ha concentrato le sue attività principalmente in interventi integrati nei settori psico-sociale, tecnico-professionale e delle energie rinnovabili, a beneficio dei giovani palestinesi. Nel corso degli anni il VIS ha rafforzato la relazione con i suoi partner strategici quali, l’Ispettoria Salesiana Medio Oriente e l’Università di Betlemme, supportando e affiancando i Salesiani nel loro impegno sociale e sviluppando progetti di alta formazione.
Nell’ambito del proprio impegno in Palestina, il VIS ha realizzato anche iniziative di emergenza, settore nel quale sta accrescendo il proprio impegno e le proprie competenze specifiche perché, come delineato sulla pianificazione strategica dell’organismo, bambine/i e giovani (destinatari prioritari delle azioni del VIS) sono tra i gruppi più vulnerabili ed esposti alle conseguenze di calamità e conflitti e perché l’educazione (settore prioritario del VIS) costituisce un fattore-chiave di risposta anche in emergenza.
Finalità della posizione
Il/La Responsabile Amministrativa/o dovrà garantire la corretta, trasparente ed efficace gestione amministrativo-contabile degli interventi del VIS in Palestina. Inoltre, sarà preposta/o a garantire l’efficiente organizzazione dell’ufficio locale, dal punto di vista logistico, della gestione amministrativa e della gestione dell’eventuale personale locale. Dovrà garantire la conformità dei progetti con i requisiti previsti negli accordi con i donatori e con le procedure amministrative e finanziarie del VIS.
Il/La Responsabile Amministrativa/o risponde direttamente al Rappresentante Paese (RPL) e al Desk Amministrativo Palestina, per la parte tecnica. Inoltre, il/la Responsabile Amministrativa/o svolgerà la funzione di Deputy e collaborerà con l’RPL nella definizione della strategia e delle relazioni con i singoli donatori, per la parte tecnica di progettazione e di implementazione delle attività proposte, e per la reportistica dei progetti.
Attività da realizzare
Le principali responsabilità e mansioni del/La Responsabile Amministrativa/o sono:
- Contribuire alla programmazione operativa e finanziaria del paese sulla base delle indicazioni ricevute dall’ Unità Pianificazione e Controllo (UPC) e dei programmi già in essere/pianificati.
- Elaborare i piani finanziari dei progetti, in raccordo con il Desk Amministrativo e Rappresentante Paese Loco (RPL), raccogliere eventuali preventivi e valorizzazioni in loco.
- All’atto dell’approvazione del progetto, predisporre documentazioni e informazioni amministrative, in raccordo con il Desk Amministrativo.
- Contribuire alla formulazione delle richieste invii del Rappresentante Paese Loco (RPL).
- Garantire una corretta gestione dei documenti amministrativi e contabili del progetto, anche quella richiesta dai revisori e dal donatore.
- Assicurare una corretta gestione della cassa, dei conti correnti bancari e della relativa riconciliazione su base mensile.
- Aggiornare e controllare la PN loco, tramite gestionale (GIVE) e inviare al Desk Amministrativo gli estratti c/c/b & casse, riconciliazione.
- Assicurare una corretta gestione amministrativa dello staff nazionale (salari, contratti, ferie, permessi…), qualora presente.
- Monitorare in collaborazione con l’RPL e i Project Manager, l’andamento economico-finanziario dei progetti, elaborando piani finanziari, piani per gli acquisti e segnalando eventuali scostamenti dai budget approvati.
- Predisporre la documentazione necessaria per l’attuazione di procedure previste per acquisti e lavori (preventivi, tender, affidamenti, ecc).
- Elaborare i report finanziari intermedi e finali, sotto la supervisione del Desk Amministrativo e in raccordo con RPL e i Project Manager. In caso di donatore in loco, gestione delle relazioni con auditor, presentazione del rendiconto e invio a integrazioni e modifiche richieste dal donatore di concerto con RPL, PM e Desk Amministrativo.
- Tenere costantemente aggiornato l’inventario di tutti i beni di proprietà del VIS ed eventualmente gestire le scorte in un magazzino appropriato, evitando il danneggiamento dei beni stoccati.
- Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei fornitori locali affidabili e dei contratti stipulati con i fornitori, per essere utilizzato durante la procedura di acquisto di beni e servizi.
- Tenere costantemente aggiornato l’elenco dei contatti dello staff espatriato e locale della Missione, per tutte le basi nel Paese, e inviarlo alle Risorse Umane ad ogni aggiornamento.
Requisiti necessari
Conoscenze:
- Laurea in discipline economiche o affini.
- Corsi di formazione in gestione amministrativa e contabile.
- Corsi di formazione in cooperazione internazionale, PCM, ecc. sono un requisito preferenziale.
- Buona conoscenza di Excel e di applicativi di contabilità.
- Ottima conoscenza della lingua inglese scritta e parlata.
Competenze:
- Pregressa esperienza nella gestione amministrativo-contabile di progetti di cooperazione allo sviluppo di almeno 3 anni.
- Esperienza pregressa di rendicontazione finanziaria di progetti finanziati da donatori istituzionali.
- Conoscenza delle procedure dei principali donatori istituzionali (AICS, UE).
- Conoscenza del medio Oriente e del conflitto arabo-israeliano.
- Esperienza in scrittura di proposte progettuali (budget e narrativo).
- Esperienza in studi di fattibilità e assessment di terreno.
Capacità
- Capacità di supervisione e ottica d’insieme degli aspetti economico-finanziari.
- Capacità di reazione agli imprevisti.
- Capacità al lavoro di gruppo.
Dimensione psico-attitudinale:
- Forte spirito di adattamento
- Buona attitudine al problem solving
- Capacità di collaborare con controparti religiose
- Affidabilità e scrupolosità
Link: http://www.volint.it/vis/offerte-lavoro/vis-45
