EMERGENCY – Senior Purchasing Officer – Italia

Riporterà direttamente al Responsabile dell’Ufficio e si interfaccerà quotidianamente con i Responsabili dell’approvvigionamento di materiale sanitario e biomedicale e dell’Ufficio Tecnico e Logistico del Field Operations Department, nonché con i colleghi dei vari dipartimenti della sede, allo scopo di allineare puntualmente necessità e scadenze.
Nel rispetto della policy fornitore sulle condizioni di pagamento, la figura si interfaccerà con l’Ufficio Amministrazione per la gestione amministrativa degli acquisti.
Per la gestione della logistica degli acquisti la figura si interfaccerà con i colleghi del magazzino e logistica di Milano e Roma verificando la documentazione e collaborando sulle pratiche di spedizioni.

PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ

In particolare, la figura ricercata dovrà:
– Gestire autonomamente l’intero processo della catena di approvvigionamento di beni e servizi destinati al territorio nazionale ed estero.
– Garantire tutte le operazioni necessarie alla corretta e puntuale gestione degli ordini all’interno dell’ufficio acquisti.
– Emettere ordini d’acquisto ed eseguire in gestione ordinaria il follow up degli ordini.
– Prevenire, rilevare e risolvere criticità sul flusso di ciascun ordine.
– Governare il flusso della delivery time verso i progetti localizzati nei paesi esteri.
– Verificare e assicurare la compliance degli acquisti con la Procedura e le relative linee guida.
– Garantire il rispetto delle condizioni contrattuali per ordini di servizio e di merce.
– Monitorare la performance del fornitore.

E’ inoltre richiesta la gestione e/o il supporto all’attività di gare d’appalto e delle procedure negoziate in collaborazione con i colleghi dell’ufficio, dalla preparazione della documentazione d’invito al controllo delle offerte e dei documenti ricevuti fino all’assegnazione finale.

Gli ordini d’acquisto di beni riguardano categorie di articoli quali: farmaci, consumabile sanitario (acquisti di merce prevalenti), macchinari e consumabili biomedicali, arredi ospedalieri, materiale tecnico, materiale di costruzione, beni di consumo come tessili, informatici, alimentari e gadget per vendita e-commerce.
Gli ordini d’acquisto di servizio riguardano: incarichi e contratti dei dipartimenti Field Operations, Comunicazione, Commerciale, Raccolta Fondi, Coordinamento Volontari e Gestione Interna.

Le principali attività del Senior Purchasing Officer saranno le seguenti.

1. Verifica ed aggiorna costantemente anagrafiche articoli e fornitori;
2. Richiede ai fornitori e fornisce preventivi ai singoli richiedenti di riferimento;
3. Processa richieste di approvvigionamento e crea l’ordine sulla base della RDA verificandone la correttezza dei dati;
4. Controlla le condizioni di fornitura e inserisce nell’ordine tutte le informazioni relative ai codici di finanziamento con specifici vincoli e quelle relative ad accordi e contratti che regolano l’acquisto. Gestisce gli ODA dei progetti finanziati con particolare cura;
5. Inserisce e gestisce tramite software gestionali i contratti di servizio secondo i termini contrattuali stabiliti dal Responsabile dell’Ufficio Acquisti;
6. Assicura il corretto iter dell’ordine di acquisto (dall’emissione fino alla ricezione nel magazzino e per consegne dirette al progetto) e il rispetto delle tempistiche da esso richieste;
7. Verifica che la merce sia accompagnata dalla corretta documentazione doganale necessaria per lo sdoganamento in loco;
8. Svolge un ruolo di interfaccia tra desk richiedente e fornitore per la gestione delle problematiche derivanti dagli scostamenti rilevati dall’ufficio logistica, sia in ordine alla qualità del prodotto sia alla quantità e tipologia di quanto acquistato;
9. Supporta i desk e la logistica nell’organizzazione delle spedizioni, raccogliendo e condividendo informazioni relative ai tempi di consegna della merce ordinata ed elaborando periodicamente una reportistica;
10. Osserva scrupolosamente le regole sulla gestione dell’archivio digitale e lo esegue con diligente puntualità, in particolare quello relativo ai propri ordini in gestione e alle aree comuni avvalendosi delle linee guida relative;
11. Effettua analisi e reportistica a supporto della propria attività ed elabora record di analisi aggiuntivi su richiesta del proprio Responsabile;
12. Negozia con il fornitore le migliori condizioni d’acquisto e verifica che siano state espresse correttamente le condizioni contrattuali e le garanzie d’acquisto, collaborando con la Direzione dei dipartimenti;
13. Esegue in gestione ordinaria il monitoraggio delle performance dell’ufficio e dei fornitori, al fine di garantire gli standard qualitativi;
14. Opera in collaborazione del Responsabile e del Coordinatore dell’area gare in attività di preparazione, controllo documentazione e presidio della casella di posta certificata e corrispondenza con i candidati e i tecnici di riferimento.

REQUISITI SPECIFICI

– Diploma e/o Laurea ad indirizzo Economico Amministrativo o Ingegneria Gestionale
– Esperienza pregressa minima 4 anni nell’ambito acquisti e in area Supply Chain
– Buona conoscenza di inglese, scritto e parlato fluente;
– Gradita conoscenza delle problematiche legate all’esportazione di beni;
– Approfondita conoscenza del pacchetto Office (in particolare Excel e Power Point);
– Familiarità con software gestionali aziendali (ESA, SAP e affini);
– Capacità di negoziazione e trattativa commerciale;
– Predisposizione al lavoro in team e spiccata flessibilità;
– Buone capacità organizzative, metodicità e precisione;
– Problem solving;

Completano il profilo buone doti relazionali e comunicative, capacità organizzative, proattività, motivazione, capacità di gestione efficace del carico di lavoro e disponibilità a lavorare in team.
La ricerca ha carattere d’urgenza. Le candidature dovranno pervenire entro e non oltre il 20 Dicembre 2020.