Progettomondo sta selezionando un/a Responsabile Logistica ed Acquisti da inserire nella sua operatività in Burkina Faso. Durata 12+ mesi. Scadenza candidature 08/10/2021
Responsabile Logistica ed Acquisti – Burkina Faso
- Esperienza richiesta: minimo 2 anni di esperienza nel ruolo di logista o in generale nel campo dell’amministrazione e finanza
- Tipologia di contratto: collaborazione a progetto
- Disponibilità: immediata
- Durata: 12 mesi (di cui 6 di prova) prorogabili
- Località: la posizione è basata a Ouagadougou con possibilità di spostamenti nelle zone di intervento dell’ONG (da valutare in base alle condizioni di sicurezza)
- Posizione: fa riferimento alla Responsabile Sahel
- Compenso: il compenso sarà commisurato all’esperienza della persona selezionata e alle politiche salariali dell’Organizzazione.
Progettomondo è un’organizzazione non governativa (ONG) di volontariato nazionale e internazionale nata nel 1966 con sede a Verona (Italia).
In Burkina Faso dal 2004, l’ONG Progettomondo basa i suoi interventi su un approccio integrato per garantire i diversi diritti di cittadinanza a livello sociale, sanitario ed economico. Con la sua esperienza nel campo della salute comunitaria, della sicurezza alimentare e dei diritti delle donne, Progettomondo promuove azioni di dialogo inter-religioso e di prevenzione dell’estremismo violento.
Progettomondo interviene oggi nelle regioni del Sud-Ovest, di Cascades, del Nord e del Sahel nel campo della nutrizione e su tutto il territorio nazionale come beneficiario secondario del Fondo Globale per la Lotta contro la Malaria. La ONG ha sede a Ouagadougou e sedi operative a Bobo-Dioulasso, Banfora, Gaoua, Dano e Ouahigouya.
Progettomondo cerca un/una Responsabile Logistica e Acquisti
Il/la Responsabile Logistica e Acquisti è responsabile di:
- Acquisti e processi di contrattazione di esperti e servizi
- Asset: veicoli a 2 e 4 ruote, equipe informatici e stock
- Coordinamento degli autisti
Pianificazione e gestione delle procedure d’acquisto
- Piano d’acquisto di progetto
- Predispone il formato del piano d’acquisto di ogni progetto in esecuzione all’inizio dello stesso o, nel caso di progetto in corso, durante la sua implementazione
- Coordina, insieme ai/alle coordinatori/trici di progetto e al Responsabile finanziario la preparazione dei piani d’acquisto di ciascun progetto
- Procedure d’acquisto
- Supervisiona l’implementazione delle procedure d’acquisto indicate nei piani d’acquisto di ogni progetto in fase di realizzazione, e in generale per tutti gli acquisti che si realizzano nel quadro degli interventi dell’Ong nell’area
- È diretto/a responsabile della preparazione e implementazione delle procedure d’acquisto nelle categorie Offerta unica (3 preventivi), Procedura semplificata, tender aperto locale, tender aperto internazionale
- Prepara i rispettivi dossier raccogliendo le informazioni tecniche pertinenti dai coordinatori/trici locali
- Convoca i comitati di valutazione
- Dirige le comunicazioni coi i fornitori o aspiranti fornitori
- Supporta i/le coordinatori/trici di progetto nel follow-up dei contratti
- Garantisce la supervisione dei/delle contabili di progetto (o del personale indicato dai livelli gerarchici superiori) incaricati/e di implementare le procedure di acquisto diretto o di Offerta unica (1 preventivo)
- È responsabile della formazione del personale coinvolto nelle procedure d’acquisto e nel corretto utilizzo dei formati e del manuale delle procedure dell’ONG
Gestione degli uffici e dei locali dell’ONG
- Gestione degli stock di cancelleria, prodotti per la pulizia locali e equipaggiamenti di prevenzione COVID (mascherine e gel)
- Stabilisce dei formati per la gestione degli stock, le quantità e i rifornimenti in base all’utilizzo
- Supervisiona il corretto utilizzo dei formati
- Elabora ed implementa dei formati per il controllo e l’analisi dell’utilizzo degli stock
- Realizza gli acquisti per ricostruire gli stock in base alle procedure d’acquisto corrispondenti, in coordinamento con il responsabile finanziario e i coordinatori di progetto
- Gestione dei contratti di affitto dei locali dell’ONG e assicurazioni
- Partecipa all’identificazione e alla contrattazione degli uffici e dei locali di Progettomondo a Ouagadougou e nelle zone di intervento del progetto, in coordinamento con la direzione dell’ONG nel Paese e con il responsabile finanziario
- Predispone i tender per la contrattazione del servizio di assicurazione del personale, dei veicoli a 2 e 4 ruote, degli uffici, ecc. in coordinamento con il responsabile del settore finanza
- Manutenzione dell’ufficio
- Prepara un formato di directory di fornitori e prestatori di servizio per la manutenzione ordinaria e straordinaria degli uffici di Progettomondo, sia nella sede centrale che nelle antenne nel territorio
- Prepara un meccanismo di follow-up periodico dell’ufficio, forma il personale di segreteria al fine di garantire l’implementazione del meccanismo stesso, e ne realizza supervisione periodica
- Inventario
- Prepara i formati per la gestione degli inventari degli asset dell’ONG (codificazione che indichi il tipo di asset, il progetto, l’anno di acquisto, la posizione, ecc.)
- Elabora i formati individuali di determinati beni acquistati e ne supervisiona l’aggiornamento
- Forma e aggiorna il personale incaricato di aspetti logistici negli uffici operativi territoriali sul corretto utilizzo del sistema di gestione dell’inventario
- Garantisce che l’inventario sia aggiornato costantemente
Gestione del parco veicolare
- Follow-up di veicoli a 2 e 4 ruote
- Stabilisce dei formati per registrare la manutenzione periodica (giornaliera e settimanale)
- È responsabile dell’archiviazione dei documenti relativi alla manutenzione periodica realizzata dalle officine autorizzate/concessionarie, in coordinamento con il responsabile finanza
- Prepara le Procedure Operative Standard (POS) per la manutenzione ordinaria di auto e moto
- Coordinamento degli autisti
- Elabora i formati per la pianificazione delle missioni e forma i coordinatori/trici e il management dell’ONG sul loro utilizzo. È altresì responsabile di consolidare le informazioni ricevute e di divulgare il piano spostamenti settimanalmente
- Coordina incontri settimanali con gli autisti dell’ufficio centrale al fine di pianificare le uscite settimanali
- Predispone, in coordinamento con i responsabili della sicurezza, le POS da utilizzare durante le missioni sul territorio
Gestione degli equipaggiamenti informatici e di comunicazione
- Manutenzione degli equipaggiamenti informatici: computer fissi e laptop, stampanti, fotocopiatrici, telefoni, tablets, ecc.:
- Elabora i formati per inventariare gli equipaggiamenti informatici e supervisiona l’aggiornamento costante dell’inventario
- Elabora le POS per il buon utilizzo degli equipaggiamenti, i formati per la loro attribuzione e reso, e ne supervisiona il loro utilizzo da parte dello staff designato
- Elabora e implementa un piano di manutenzione periodica degli equipaggiamenti individuando un servizio esterno per la sua realizzazione
- È responsabile della gestione del sistema di e-mail e del dominio @progettomondosahel.org, in coordinamento con gli esperti IT in sede
Gestione dell’archivio
- Imposta un sistema di archiviazione di Progettomondo in Burkina Faso (struttura, formati, SOP, ecc.) in coordinamento con il management dell’ONG nel paese.
Requisiti:
Il/la candidato/a deve avere le seguenti caratteristiche:
Formazione:
- Laurea triennale o equivalente in campi legati al settore della logistica e acquisti (p.e., ma non limitato a, ingegneria, economia, ecc.)
- Corsi/diplomi specifici in logistica e approvvigionamento per il settore umanitario saranno considerati un plus
Esperienza:
- Esperienza di almeno 2 anni (dimostrabili) nel settore della logistica/amministrazione/ufficio acquisti all’interno di una ONG
- Esperienza pregressa di lavoro con fondi dei principali donors quali EU, AICS, etc.
- Esperienza presso UN o in Agenzie di Cooperazione nella logistica/acquisti sarà considerata un plus
Competenze linguistiche:
- Buona conoscenza orale e scritta del francese (livello minimo B2 avanzato)
- Buona capacità di relazionarsi in francese in un contesto multiculturale
Competenze informatiche:
- Buona conoscenza del pacchetto Office e dei principali browsers di navigazione internet
- Conoscenza di programmi specifici per la gestione della logistica/acquisti sarà considerato un plus
Caratteristiche personali:
- Profilo professionale orientato al settore della cooperazione internazionale, con particolare riferimento alle funzioni della logistica e del procurement
- Attitudine a coordinare e ad assumersi responsabilità (team leader)
- Buone capacità organizzative e capacità di gestione delle proprie tempistiche e responsabilità
- Buone capacità di comunicazione e di lavoro in gruppo in un contesto multiculturale
- Capacità di negoziazione e diplomatiche
- Flessibilità in termini culturali ed organizzativi
- Capacità di lavorare sotto pressione e di gestire programmi e rispettare i termini delle scadenze
- Dinamico/a e con spirito d’iniziativa, perseverante e responsabile
Inviare candidatura completa di:
- CV aggiornato in italiano
- Lettera motivazionale in francese che riporti in modo chiaro e sintetico perché si ritiene la propria candidatura sia in linea con la ricerca, l’aspettativa economica e almeno 2 referenze complete (nome, cognome, ruolo, e-mail e numero di telefono) di persone con cui si ha avuto un rapporto di lavoro di stretta collaborazione (colleghi e/o referenti diretti)
entro l’8 ottobre 2021 al seguente indirizzo e-mail: selezione@progettomondo.org
