OIKOS – Amministratore – Mozambico

ISTITUTO OIKOS sta selezionando un/a Amministratore Mozambico da inserire nella sua operatività in Mozambico. Durata 12 mesi. Scadenza candidature 21/11/2021

Amministratore – Mozambico

Istituto Oikos (www.istituto‐oikos.org) nata a Milano nel 1996, opera in Europa e nei paesi in via di sviluppo per promuovere la gestione responsabile delle risorse naturali e diffondere modelli di vita più sostenibili come strumenti di sviluppo socio‐economico e di lotta alla povertà. Visione: un futuro in cui ecologia, economia, equità si integrino, riconciliando i bisogni dell’uomo e dell’ambiente. Missione: Contribuire a conservare gli ecosistemi favorendo lo sviluppo con professionalità, innovazione e partecipazione. Istituto Oikos opera in Mozambico e in particolare nella Provincia di Cabo Delgado dal 2012 con programmi di conservazione e di gestione delle risorse naturali. Istituto Oikos ha una politica PSEA che il candidato prescelto dovrà rispettare e promuovere.

Posizione Offerta: Amministratore Paese (Mozambico)
Retribuzione e livello di inquadramento: tra € 2.200 e € 2.800 (lordo) da definire in base all’esperienza lavorativa e alle qualifiche possedute
Durata: 1 anno
Inizio collaborazione: indicativamente gennaio 2022
Sede di lavoro: Pemba (Cabo Delgado, Mozambico) con missioni a Ibo

Obiettivo della posizione:

Garantire la correttezza dell’amministrazione della sede estera includendo la supervisione della gestione delle risorse umane e della logistica. Rendere esecutive le strategie economiche di IO in Mozambico.

Mansioni:

Gestisce le attività amministrative della sede di IO in Mozambico;
Assicura l’uniformità delle procedure amministrative nel rispetto delle esigenze dei donatori e dell’organizzazione, supervisionando la regolare rendicontazione dei progetti e assicurando la corretta tenuta delle scritture contabili dell’associazione;
Si occupa della pianificazione, supervisione e reportistica periodica di tutte le funzioni amministrative relative a progetti e programmi: contabilità, controllo del budget, procurement, rapporti finanziari e monitoraggio;
Supporta il Coordinatore Paese nella gestione del personale locale e espatriato afferente alla sede estera;
In collaborazione con il Coordinatore Paese, cura i rapporti formali con le autorità locali, donatori istituzionali e agenzie internazionali;
In collaborazione con il Coordinatore Paese in sede, il Direttore Generale e l’RCI opera nel consolidare la presenza di Oikos nel Paese definendo le strategie e individuando nuove potenzialità, inclusa la ricerca di fondi in loco ed altre opportunità di finanziamento;
Gestisce i processi amministrativi e finanziari con una costante supervisione e monitoraggio della contabilità e rendicontazione progetti;
Assicura l’attuazione delle direttive e dei piani nei termini previsti, mediante la gestione efficiente ed efficace delle risorse a disposizione.
Contribuisce a monitorare il livello di sicurezza e supporta il Coordinatore Paese nella elaborazione di proposte procedurali.

Attività:

Supportare i Project Manager nella gestione del budget dei progetti, assicurando che le risorse finanziarie disponibili per i progetti siano spese seguendo le procedure del donatore e secondo i budget del progetto.
Gestire il sistema di contabilità interna garantendo la corretta ripartizione dei costi, in base al budget del progetto
Collaborare con il Project Manager per la pianificazione e la gestione dei costi di gestione mensili (stazionari, affitto uffici, servizi pubblici, manutenzione, carburante) al fine di garantire la sostenibilità finanziaria dell’ufficio locale
Conservare una documentazione corretta e completa della documentazione amministrativa (compresa la scansione e l’archiviazione della documentazione amministrativa), registrata in conformità con le normative e le procedure amministrative dei principali donatori e secondo le procedure interne di Oikos.
Garantire una corretta gestione di fondi e conti bancari, inviando alla sede di Milano le chiusure mensili e periodiche riconciliazioni e collaborando con i PM per richiedere il trasferimento di fondi dai quartier generali di Oikos a Oikos Mozambico.
Assicurare la spedizione periodica della documentazione di progetto al quartier generale di Oikos
Supportare i PM e la Coordinatrice Mozambico in Italia nella preparazione di specifici accordi di collaborazione (MoU) con partner locali.
Contribuire alla gestione delle Risorse umane.
Garantire una corretta gestione e supervisione del personale locale assunto di Pemba e altri uffici dislocati, nelle seguenti fasi: negoziazione, efficienza e valutazione della produttività, risoluzione dei contratti;
Aggiornare e applicare le tabelle di scala salariale di Oikos Mozambico; fornire tutte le informazioni legali e amministrative durante le fasi di: negoziazione, definizione del livello salariale, valutazione dell’efficienza e della produttività, risoluzione dei contratti, benefici aggiuntivi.
Garantire l’adempimento agli oneri fiscali e il rispetto delle normative vigenti dei contratti locali.
Collaborare con il Country Coordinator e i coordinatori degli uffici dislocati (ovvero Ibo), per aggiornare e applicare le procedure interne di Istituto Oikos Mozambico, e quindi garantirne l’attuazione;
Supportare le attività dell’ufficio logistico nel rispetto delle normative di Oikos e dei principali donatori, compresa la garanzia della corretta gestione del magazzino e dello stock di materiali e attrezzature e la preparazione, l’aggiornamento e la gestione degli inventari;
Preparare contratti / gare d’appalto per fornitori locali;
Gestire gli aspetti amministrativi/contabili/burocratici delle imprese locali;
Collaborare con il Coordinatore Paese in sede e il CC nell’elaborazione di documenti e accordi relativi alle imprese locali.

Requisiti richiesti:

Istruzione nel settore dell’economia, scienze politiche, finanza, contabilità o amministrazione;
Esperienza lavorativa di almeno tre anni in un settore simile nei paesi in via di sviluppo;
Conoscenza delle procedure di rendicontazione dei principali donatori istituzionali;
Conoscenza delle procedure di appalto richieste dai principali donatori istituzionali;
Attenzione ai dettagli, capacità di seguire le procedure e rispettare le scadenze;
Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel;
Buone capacità interpersonali e lavoro di squadra;
Buona conoscenza della lingua inglese;
Buon livello di autonomia organizzativa e di capacità della gestione delle risorse;
Capacità direttive.

Costituiranno titolo preferenziale:

Esperienza di gestione di progetti di emergenza, prevalentemente WASH e Shelter.
Esperienza specifica in Mozambico
Conoscenza della lingua Portoghese

Per candidarsi occorre inviare il proprio CV, comprensivo dei dati di 2 persone per referenze professionali, e lettera di motivazione (1 pagina massimo) con autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del G.D.P.R. (General Data Protection Regulation Regolamento UE 2016/679 D.Lgs 196/2003) a: selezione@istituto-oikos.org

Scadenza: 21 novembre 2021

Indicare nell’oggetto: CA/MZ/21

NOTA: Verranno contattati solamente i candidati selezionati per un primo colloquio conoscitivo e successivamente verranno aggiornati sullo stato della selezione. Istituto Oikos si riserva il diritto di non assumere o assumere un richiedente se il processo di reclutamento o il controllo dei precedenti rivela che il richiedente è stato precedentemente segnalato per un incidente SEA o non è adatto a lavorare con i beneficiari. Istituto Oikos non assumerà né impiegherà nessuno con una precedente condanna per SEA o reato correlato. La selezione rispetta il principio delle pari opportunità (L. 903/77).