Cesvi Fondazione Onlus sta selezionando un/a Amministratore da inserire nella sua operatività in Iraq. Durata 5 mesi, rinnovabile. Scadenza candidature 13/03/2022
CONTESTO LAVORATIVO
Cesvi lavora in Iraq dal 2018, concentrandosi sui settori dell’Emergency Livelihoods, Multi-Purpose Cash Transfer, Agricoltura e Sicurezza Alimentare e rispondendo ai bisogni creatisi dal protrarsi della crisi umanitaria e aggravati dalla più recente crisi economica a favore delle fasce più vulnerabili della popolazione come gli sfollati interni, i rifugiati siriani e le comunità ospitanti.
Cesvi ha attualmente 2 uffici in Iraq: 1 ufficio di coordinamento principale a Erbil e 1 ufficio sul campo a Dhouk.
Un nuovo progetto finanziato da AICS inizierà nell’aprile 2022 per migliorare la protezione e il supporto GBV per le donne rifugiate, gli sfollati interni (IDPs) e le comunità ospitanti. Il progetto promuove l’accesso a servizi di protezione integrata di qualità, rafforzando al contempo le reti comunitarie delle organizzazioni della società civile impegnate nella risposta alla violenza di genere. L’azione progettuale sarà localizzato nei governatorati di Duhok e Halabja e sarà attuata in collaborazione con una ONG locale.
JOB DESCRIPTION
L’inizio della collaborazione è previsto ad aprile 2022.
La duty station sarà il Country Office di Erbil, con visite periodiche nelle aree del progetto (Duhok e Halabja).
L’Amministratore farà riferimento all’Emergency Area Manager in HQ e al Head of Mission (HoM) sul campo. Lavorerà in stretta collaborazione con lo staff Cesvi in Iraq.
Principali compiti e mansioni
Monitoraggio finanziario dei progetti implementati nel Paese
o Su base mensile, controllare la completezza delle prove di pagamento ricevute dall’Accountant, in coordinamento con i Project Manager (PM)
o Supportare gli Accountants nell’aggiornamento delle Prime Entry dei progetti
o Aggiornare il Budget Forecast Update (BFU) su base mensile in collaborazione con il PM
o Ogni due mesi, presentazione del BFU all’HQ in collaborazione con il PM e sotto la supervisione dell’HoM
o Preparare e aggiornare il Share Cost Plan su base trimestrale in stretta collaborazione con l’HoM
o Supervisionare il personale amministrativo locale per la gestione della cassa, del libro cassa e dei libri bancari e firmare (dopo la verifica) la riconciliazione bancaria
o Preparare la bozza dei rapporti finanziari intermedi e dei rapporti finanziari finali
o Assistere i PM nella preparazione del cash flow e nelle richieste di fondi (fund request) all’HQ o nelle richieste di pagamento
o Assistere i PM nella preparazione del piano di procedure d’acquisto e nel suo aggiornamento
o Assistere i PM nelle procedure d’acquisto
o Organizzare incontri di formazione sulle procedure amministrative (per i partner e il personale locale)
o Supportare i PM/HoM nella stesura dei budget per le nuove proposte di progetto
o Archiviare tempestivamente e accuratamente i documenti, in coordinamento con i PM e l’HoM
Audit dei donatori e verifica delle spese e Audit del paese per la registrazione: Supervisionare l’organizzazione di tutte le richieste di audit dei donatori e la verifica delle spese in coordinamento con la sede centrale, secondo la procedura di audit esterno di Cesvi
Supportare la gestione efficiente dell’ufficio e della logistica
o Applicare le procedure interne di Procurement di Cesvi nel Paese e contribuire al loro aggiornamento e miglioramento in collaborazione con l’Operations Manager, l’HoM e l’HQ
o Supervisionare l’Operations Manager nel programma generale e nelle procedure d’acquisto
o Assicurare la corretta gestione dei beni di Cesvi e l’aggiornamento dell’inventario
Garantire la corretta gestione delle risorse umane per lo staff locale
o Applicare le procedure HR interne di Cesvi nel Paese e contribuire al loro aggiornamento e miglioramento in collaborazione con l’HoM e HQ
o Supervisionare che i contratti del personale siano conformi alle leggi locali
o Revisionare il libro paga mensile e i pagamenti degli stipendi
o Verificare la corretta allocazione dei costi del personale
o Verificare che i contratti siano regolarmente registrati dalle autorità competenti e che le tasse e le assicurazioni sociali siano dedotte e depositate secondo la normativa fiscale nazionale
o In collaborazione con l’HoM, preparare il piano di formazione del personale
o Garantire il ciclo di reclutamento (pubblicare le offerte di lavoro, selezionare i CV, organizzare i colloqui, aggiornare il database, controllare le referenze, inviare la proposta di collaborazione, inviare lettere di congedo per i candidati non selezionati, reportistica di selezione aggiornata, ecc.)
REQUISITI ESSENZIALI
Laurea in contabilità, finanza, economia o discipline correlate
Minimo 3 anni di esperienza nella gestione finanziaria e amministrativa di progetti di cooperazione e sviluppo
Forti competenze nel monitoraggio finanziario, nella pianificazione e nel follow-up
Forti competenze di budgeting e gestione finanziaria
Competenze in contabilità
Capacità di preparare rapporti finanziari, nuove proposte di bilancio, previsione e pianificazione finanziaria
Esperienza nella gestione di grant contracts
Buona conoscenza delle regole amministrative e delle procedure d’acquisto dei principali donatori, in particolare AICS (Agenzia Italiana per la Cooperazione e lo Sviluppo) e ONU
Esperienza nella creazione e nel rafforzamento di procedure e sistemi per la gestione e il controllo finanziario e nella revisione della loro efficacia quando necessario
Ottima comunicazione, con capacità di lavorare a stretto contatto e a supporto dello staff locale ed espatriato e dei partner
Attenzione ai dettagli, capacità di seguire le procedure
Consapevolezza interculturale, sensibilità e pazienza
Flessibilità e con un atteggiamento positivo
Ottima conoscenza della lingua inglese, scritto e parlato
Ottima conoscenza dell’italiano – scritto e parlato.
Capacità informatiche, in particolare nell’utilizzo dei programmi di Microsoft Office come Word ed Excel, così come dei pacchetti di contabilità e altre competenze di database.
REQUISITI DESIDERABILI
Precedente esperienza di lavoro all’interno di un complesso programma nazionale in uno stato fragile o d’emergenza
Precedente esperienza nella gestione finanziaria e nel reporting di progetti finanziati da AICS
Capacità di sviluppare, fornire e valutare la formazione per lo staff
Precedente esperienza nella gestione di audit esterni su progetti
SAFEGUARDING
Cesvi ha un approccio di tolleranza zero verso qualsiasi danno o sfruttamento di un bambino o di un adulto vulnerabile da parte del nostro staff, dei nostri rappresentanti o partner.
L’impegno di Cesvi ad essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di reclutamento del personale che include controlli meticolosi, come i controlli del casellario giudiziale o il controllo della divulgazione di condanne precedenti, per garantire che i bambini e le persone vulnerabili siano salvaguardati e che gli abusi siano prevenuti. I controlli di salvaguardia fanno parte delle prestazioni del processo di selezione.
TU 81-08
Cesvi presta particolare attenzione alla salvaguardia della salute di tutte le risorse umane dell’Organizzazione e dunque a tutela del collaboratore è prevista, prima della partenza, la valutazione di idoneità alla posizione per ciascuna missione. Tale valutazione sarà a carico del medico competente dell’Organizzazione, che esaminerà anche le coperture vaccinali, inclusa la vaccinazione anti-Covid19.
A causa dell’elevato numero di candidature ricevute, non ci è possibile dare un riscontro a tutti i candidati. Solo i profili che rientrano in shortlist e contattati per un primo colloquio verranno aggiornati sullo stato della loro candidatura.
