EMERGENCY – Administration and Grant Manager – Afghanistan

L’Administration & Grant Manager è responsabile della gestione tecnica di un progetto finanziato di EMERGENCY nonché di tutti i processi amministrativi e contabili del Centro chirurgico per vittime di guerra di Lashkar-gah, in Afghanistan.

La figura ricercata risponderà direttamente al Country Director nel Paese.

Si interfaccerà quotidianamente con il Coordinatore Grant Afghanistan, il Desk Grants & Foundation e con il Desk Amministrativo del Field Operations Department di Milano (HQ) per la definizione della strategia e delle relazioni con il donatore, per la parte tecnica di progettazione, di implementazione delle attività proposte, nonché per la gestione e reportistica dei progetti.

COMPITI E RESPONSABILITÀLe principali responsabilità e mansioni del Grant Manager sono:

GRANT MANAGEMENT

• Gestire il progetto finanziato;
• Assicurare il costante monitoraggio e la corretta implementazione delle attività previste dal grant nei documenti progettuali, verificandone gli eventuali scostamenti (cronogramma, attività e budget);
• Produrre la documentazione necessaria relativa ad attività, indicatori e fonti di verifica nelle fasi di implementazione e di valutazione (interna e esterna);
• Assicurarsi che tutti i dipartimenti coinvolti applichino correttamente le procedure amministrative richieste dal donor (gestione acquisti, approvvigionamenti, stock e inventari, fatture e contabilità, etc.);
• Preparare la reportistica interna e quella tecnico-narrativa richiesta dal donor;
• Assicurare il rispetto dei vincoli di visibilità in loco richiesti dal donor e collaborare con il Grant Management & Foundations Desk per azioni di visibilità più strutturate;
• Partecipare attivamente ai meccanismi di coordinamento in loco (cluster meeting…) e tenere le relazioni con il donor e altri stakeholders, per quanto riguarda la gestione tecnica del progetto in corso e le possibilità di futura progettazione.

AMMINISTRAZIONE

• Garantire una corretta manutenzione dei documenti amministrativi e contabili del progetto, anche quella richiesta dai revisori o dal donor;
• Assicurare una corretta gestione del denaro in cassa, dei conti correnti bancari e della relativa riconciliazione su base mensile;
• Assicurare una corretta gestione amministrativa dello staff nazionale (salari, contratti, ferie, permessi…);
• Preparare la reportistica mensile (cash flow, file di rendicontazione…) e presentarla puntualmente all’HQ, segnalando sempre eventuali scostamenti dai budget approvati;
• Collaborare con il Country Director e l’HQ in Italia alla redazione del budget annuale del progetto;
• Supportare il Country Director durante le fasi di audit da parte del donor.

REQUISITI SPECIFICI

• Conoscenza fluente della lingua inglese scritta e orale (livello C1-C2 della Scala Europea);
• minimo 2/3 anni di esperienza nel ruolo, maturata in progetti umanitari o di sviluppo;
• conoscenza avanzata del Project Cycle Management sia a livello teorico che di implementazione pratica;
• esperienza in tenuta della prima nota di cassa, nella gestione delle entrate e dei pagamenti;
• esperienza nella riconciliazione dei conti bancari e di cassa;
• esperienza nell’utilizzo di strumenti di monitoraggio e valutazione;
• in rendicontazione e monitoraggio finanziario oltre a tutti gli aspetti amministrativi e procedurali relativi alla compliance con le linee guida dei donatori istituzionali;
• ottima conoscenza del pacchetto Office, in particolar modo Excel;
• attitudine a lavorare in team e sotto pressione, rispettando le scadenze.