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HELPCODE – Desk amministrativo progetti esteri – Italia

Helpcode Italia sta selezionando un/a Desk amministrativo progetti esteri da inserire nella sua operatività in Italia . Durata 12 mesi. Scadenza candidature 09/02/2023

HELPCODE cerca una figura di desk amministrativo dedicato ai progetti esteri da inserire nel proprio organico presso la sede di Genova

Descrizione del ruolo

La figura sarà inserita nel team guidato dal Responsabile amministrativo e si occuperà delle seguenti mansioni:

  • supervisionare la predisposizione dei budget annuali per gli uffici esteri di propria competenza, monitorarne l’andamento e la coerenza delle spese con i budget approvati verificando l’impatto finanziario sull’associazione ed il rispetto delle politiche associative;
  • controllare mensilmente la contabilità dei progetti esteri di propria competenza monitorando l’avanzamento della spesa e la sua coerenza con i budget approvati e fornire all’Ufficio Progetti le indicazioni di riferimento;
  • predisporre il consuntivo annuale (rendiconto annuale) e previsionale di spesa per tutte le attività estere dell’Associazione per il/i paese/i di propria competenza, fornendo alla Contabilità Italia le informazioni utili per la chiusura del bilancio associativo;
  • predisporre i rendiconti dei progetti finanziati da donatori istituzionali nel rispetto dei termini e delle procedure dei donatori stessi e di Helpcode;
  • predisporre un quadro generale di sintesi con principali dati di ciascun progetto gestito (budget, cofinanziamento, durata, data di partenza e scadenze dei rendiconti);
  • garantire la riconciliazione delle banche dedicate ai progetti di propria competenza;
  • analizzare i budget dei progetti di propria competenza presentati alla sede per verificare l’impatto finanziario sull’associazione e la coerenza degli stessi con le politiche finanziarie associative in vigore;
  • predisporre un piano di cash flow annuale ed una pianificazione finanziaria mensile per ciascuna sede estera di propria competenza sulla base delle indicazioni ricevute dal Direttore Progetti e fornire alla Contabilità Italia le conseguenti indicazioni utili alla predisposizione dell’invio dei fondi alle sedi estere;
  • supportare per gli aspetti amministrativi e finanziari lo staff espatriato nella rendicontazione periodica;
  • partecipare alla selezione del personale amministrativo per le sedi estere identificando il profilo della persona richiesta, intervenendo nei colloqui di selezione, coordinando la formazione e l’inserimento della risorsa selezionata;
  • formare lo staff espatriato sulle funzionalità del software amministrativo, sulle regole amministrative, contabili, finanziarie dell’Associazione. Fornire documentazione di supporto, consulenza tecnica costante;
  • verificare l’applicazione delle procedure amministrative con missioni di verifica sul campo;
  • contribuire con il responsabile amministrativo e quello della compliance alla emissione di procedure operative per la gestione amministrativa nelle sedi estere;
  • gestire l’archiviazione di contratti e documenti amministrativi e contabili per le attività estere; definire linee guida per la gestione degli archivi nelle sedi estere;
  • gestire i rapporti con i fornitori dei software amministrativi per la gestione delle attività estere e curare il costante adeguamento degli applicativi alle esigenze ed agli standard associativi;
  • predisporre strumenti e linee guida per l’interazione della contabilità di progetto nella contabilità generale dell’associazione (es: format per: inventari attrezzature, gestione acconti stipendi percepiti in loco, etc);
  • supportare lo staff espatriato fornendo manualistica e bibliografia tecnica di supporto;
  • perseguire costantemente il coordinamento con le altre funzioni dell’Associazione con l’obiettivo di garantire una completa e trasparente informazione relativamente all’impiego dei fondi raccolti;
  • garantire una buona gestione della comunicazione, favorendo il lavoro d’equipe e il trasparente passaggio delle informazioni all’interno dell’ufficio centrale, verso gli uffici esteri e tra di essi, favorendo la crescita dello spirito associativo e la diffusione delle buone pratiche.

Competenze richieste

  • Laurea in economia o diploma in ragioneria
  • 3 anni di esperienza nel settore
  • Conoscenza di programmi di contabilità (Np Solution Square preferenziale)
  • Conoscenza del pacchetto office, in particolar modo Excel
  • Conoscenza della lingua Inglese parlata e scritta e altra lingua (preferenziale)
  • Capacità di problem solving

Inquadramento contrattuale: Co.co.co. 1 anno, rinnovabile per un altro anno

Sede di lavoro: Genova.

Per candidarsi
Inviare una mail a recruitment@helpcode.org con il proprio CV entro il 9 febbraio indicando in oggetto il codice “DAPE23” unitamente ad una lettera di presentazione che esprima le motivazioni della candidatura e i punti di forza del profilo in relazione alle caratteristiche richieste.

Helpcode è un’organizzazione che lavora, in Italia e nel mondo, per garantire a ciascun bambino e bambina una scuola di qualità, la protezione di una famiglia e una comunità in cui crescere e sviluppare le proprie potenzialità. Helpcode sostiene l’istruzione, la formazione e l’educazione delle bambine e dei bambini con soluzioni innovative e concrete per il loro benessere fisico e intellettuale, in ogni parte del mondo, nelle emergenze e nella vita di tutti i giorni.

Link: https://helpcode.org/vacancy/desk-amministrativo-progetti-esteri


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