STILL I RISE – Executive Assistant – Italia

STILL I RISE sta selezionando un/a Executive Assistant (Remote) da inserire nella sua operatività in Italia . Durata 6 mesi. Scadenza candidature 18/02/2023

EXECUTIVE ASSISTANT

Area: Administration
Location: Remote
Supervisor: CEO
Contract: Fixed term (with possibility of extension)
Status: Full-Time
Compensation: Based on Experience

Contract Terms & Salary compensations will vary and be defined on the basis of local employment rates in accordance with the position grade and experience.

Job description

Still I Rise, an international NGO, works towards development and the realization of humanitarian projects aiming at providing education and support to refugee children and youth, is looking for an Executive Assistant to support Still I Rise CEO, Executive Team to departments when required. The selected candidate will be responsible for providing executive support in a one-on-one working relationship with the CEO, and overall to the executive team of Still I Rise. Further, the Executive Assistant will serve as the primary point of contact for internal and external constituencies on communications matters pertaining to the Office of the CEO and the Fundraising Department of the Organisation in support of the Still I Rise mission.

Key Responsibilities

Supervising and handling of communication inboxes as required, drafting and editing correspondence that is often sensitive and confidential, analyzing and reading incoming memos, submissions and distributing them as necessary, replying appropriately
Supporting Executives in the management of incoming queries
Research and prepare select reports and material
Perform other related duties as requested or responsibilities dictate
Ensuring that the Executive Team can work smoothly and meet set deadlines according to the organization’s work objectives on a regular basis
Providing administrative support to high ranking executives like CEO, and members of the Executive Team
Scheduling and coordinating meetings, invitations, arranging appointments, managing the CEO and Executive Team’s schedules and calendars in a timely and appropriate manner
Confirm that attendees will be present and complete preparatory work, such as agendas and committee reports
Ensuring items and tasks are effectively delegated, reprioritized, or addressed, navigating conflicting demands and time pressure
Attend select meetings, take notes, capture action items, and ensure follow through.
Handle select matters expeditiously and proactively; follow-through to successful completion
Serving as a liaison to the Executive Team and other Directors when required
Track CEO commitments, goals, projects, tasks and deadlines
Organizing and coordinating executive outreach and external relations efforts
Make travel arrangements whenever necessary, providing relevant and technical support in coordination with the Finance, Planning and Control Director
Travel booking and handling of visa/passport procedures based on understanding of leadership’s availability and obligations
Prepare and file important documents
Oversee the required administrative tasks and spearhead individual projects within the organization when requested
Anticipate and address problems with a strong proactive approach
Perform other ad hoc essential tasks as necessary

Essential Skills & Requirements

Bachelor’s in Business Administration or related fields
Excellent computer knowledge and familiarity with Office operating systems, in particular Excel, along with Slacks; Google Drive, Mail, and Calendars features
Knowledge of resource management systems, archives and databases for information
Excellent knowledge of the English language (B2/C1) both spoken and written
Working knowledge of the Italian language (B2/C1) both spoken and written
Excellent proactive skills
Outstanding time management and organizational skills
Strong operational attitude, responsiveness, and propensity to achieve objectives
Ability to work independently, within pressure situations and with tight deadlines
Accuracy, attention to detail, with excellent management of responsibilities
Ability to work on several projects simultaneously, distinguishing priorities
Ability to synthesize large amounts of information, communicating it clearly and effectively, both orally and in writing
Enthusiasm for teamwork and ability to develop effective and positive relationships with colleagues, including those from different cultures and approaches

Desired Skills & Requirements

Working proficiency, both spoken and written of one other language between French, Spanish, and Arabic
Passion for and familiarity with the nonprofit sector and our mission
Proven ability to use outstanding interpersonal and communication skills to build strong relationships with executives, in a friendly and professional way
Strong research skills
Strong work tenure: 3-5 years of experience supporting C-Level Executives

HOW TO APPLY:

Interested candidates are invited to submit their applications, including a copy of their CV, Cover Letter, and a written authorization to personal data processing, by sending an email, indicating in the subject “***Executive Assistant***”, to the address: hr@stillirisengo.org.

At Still I Rise, we celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees. We thrive on it for the benefit of our programs, or mission, and our community.

Please kindly note that only shortlisted candidates will be contacted for an interview. Thank you for your interest in Still I Rise.

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EXECUTIVE ASSISTANT

Area: Amministrazione
Sede di Lavoro: Da Remoto
Supervisore: CEO
Contratto: Tempo Determinato (con possibilità di estensione)
Stato: Full-Time
Compenso: In base all’esperienza

I termini contrattuali ed i compensi salariali saranno definiti in conformità con il grado e l’esperienza pregressa del candidato.

Descrizione dell’Offerta

Still I Rise, una ONG internazionale, lavora allo sviluppo e alla realizzazione di progetti umanitari finalizzati all’educazione e al sostegno di bambini e adolescenti rifugiati, è alla ricerca di un’assistente esecutivo al CEO, Team Esecutivo, e dipartimento di Raccolta Fondi di Still I Rise. Il profilo selezionato sarà responsabile di fornire supporto esecutivo tramite un rapporto di lavoro individuale con il Direttore Esecutivo e altri dipartimenti, ove necessario. Inoltre, l’Assistente Esecutivo agirà da punto di contatto principale per le istituzioni interne ed esterne su questioni di comunicazione relative all’Ufficio del Direttore Esecutivo e al Dipartimento di Raccolta Fondi dell’Organizzazione a sostegno della missione di Still I Rise.

Responsabilità Principali

Gestione delle caselle di posta, analizzando e leggendo i promemoria in arrivo, inviandoli e distribuendo come necessario, rispondendo in modo appropriato
Supportare il direttore della raccolta fondi nella gestione delle domande in entrata
Supervisione della comunicazione e della corrispondenza con le caselle di posta elettronica, come richiesto
Ricerca e preparazione di rapporti e materiali selezionati
Eseguire altri compiti correlati come richiesto o come imposto dalle responsabilità.
Garantire che il team di Esecutivo possa lavorare senza problemi e rispettare le scadenze stabilite in base agli obiettivi di lavoro dell’organizzazione su base regolare
Fornire supporto amministrativo a dirigenti di alto livello come il CEO e i membri dell’Executive Team
Programmare e coordinare riunioni, inviti, organizzare appuntamenti, gestire gli orari e i calendari del CEO e del team esecutivo in modo tempestivo e appropriato
Confermare la presenza dei partecipanti e completare il lavoro preparatorio, come gli ordini del giorno e le relazioni dei comitati
Assicurarsi che le voci e i compiti siano efficacemente delegati, ri-definiti o affrontati, gestendo le richieste contrastanti e la pressione del tempo
Partecipare a riunioni selezionate, prendere appunti, registrare i punti d’azione e garantire il follow-up
Gestire questioni selezionate in modo rapido e proattivo; portare a termine il lavoro con successo
fungere da collegamento con il team esecutivo e gli altri direttori, quando necessario
Redigere e modificare la corrispondenza, spesso delicata e riservata
Tenere traccia degli impegni, degli obiettivi, dei progetti, delle attività e delle scadenze dell’amministratore delegato
Organizzare e coordinare le attività di sensibilizzazione dei dirigenti e le relazioni esterne
Organizzare i viaggi quando necessario, fornendo un supporto tecnico e pertinente in coordinamento con il Direttore finanziario, pianificazione e controllo
Prenotazione di viaggi e gestione delle procedure di visto/passaporto in base a disponibilità ed obblighi della leadership
Preparare e archiviare documenti importanti
Supervisionare i compiti amministrativi richiesti e guidare singoli progetti all’interno dell’organizzazione, quando richiesto
Anticipare e affrontare i problemi con proattività
Eseguire altri compiti essenziali ad hoc, ove necessario

Requisiti Essenziali

Laurea in Economia aziendale, Amministrazione o campi correlati
Ottima conoscenza del computer e familiarità con i sistemi operativi Office, in particolare con Excel, oltre che con Slacks; Google Drive, Mail e Calendari.
Conoscenza dei sistemi di gestione delle risorse, degli archivi e dei database informativi
Ottima conoscenza della lingua inglese (B2/C1) parlata e scritta
Conoscenza della lingua italiana (B2/C1) sia parlata che scritta
Ottime capacità proattive
Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo
Forte attitudine operativa, reattività e propensione al raggiungimento degli obiettivi
Capacità di lavorare in modo indipendente, in situazioni di pressione e con scadenze ravvicinate
Precisione, attenzione ai dettagli, con un’eccellente gestione delle responsabilità
Capacità di lavorare su più progetti contemporaneamente, distinguendo le priorità
Capacità di sintetizzare grandi quantità di informazioni, comunicandole in modo chiaro ed efficace, sia oralmente che per iscritto
Entusiasmo per il lavoro di squadra e capacità di sviluppare relazioni efficaci e positive con i colleghi, anche di culture e approcci diversi

Requisiti Desiderabili

Conoscenza pratica, orale e scritta, di un’altra lingua tra francese, spagnolo e arabo
Passione e familiarità con il settore non profit e la nostra missione
Comprovata capacità di utilizzare eccellenti doti interpersonali e comunicative per costruire solide relazioni con i dirigenti, in modo amichevole e professionale
Spiccate capacità di ricerca
Forte esperienza lavorativa: 3-5 anni di esperienza a supporto di dirigenti esecutivi

COME CANDIDARSI:

I candidati interessati sono invitati a mandare la propria candidatura via email, completa di CV, Lettera Motivazionale, e autorizzazione al trattamento dei dati personali, specificando nell’oggetto “***Executive Assistant ***”, all’indirizzo: hr@stillirisengo.org .

A Still I Rise celebriamo la diversità e ci impegniamo a creare un ambiente inclusivo per tutti i dipendenti. Ci impegniamo a creare un ambiente inclusivo per tutti i dipendenti, a beneficio dei nostri programmi, della nostra missione e della nostra comunità.

Si prega di notare gentilmente che solo i candidati selezionati per un colloquio saranno contattati. Grazie per il vostro interesse in Still I Rise.

Link: https://www.stillirisengo.org/it/cosa-puoi-fare-tu/lavoro/