ICU – ISTITUTO PER LA COOPERAZIONE UNIVERSITARIA ONLUS sta selezionando un/a Responsable Administratif et Financier da inserire nella sua operatività in Burundi. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Co.co.co. Scadenza candidature 15/06/2023
Domaine de compétence : Gestion Administrative, Financière, Comptable, Logistique et des RH
Statut : Expatrié
Pays : Burundi
Lieu principal de travail : basé à Bujumbura avec possibles déplacements dans les Provinces d’intervention
Type de contrat : co.co.co (italien) – Full-time
Durée du contrat : 12 mois (renouvelable) avec une période d’essai de 3 mois
Contexte :
L’Institut pour la Coopération Universitaire (ICU) est une organisation internationale non gouvernementale, reconnue par la Commission Européenne et le Ministère Italien des
Affaires Étrangères, qui depuis 1966 met en œuvre des projets de coopération au
développement dans les pays du Sud. L’ICU est active au Burundi depuis 2015 et intervient par la conduite de projets financés principalement par l’UE, l’AICS et autres Agences internationales de coopération au développement.
L’ICU est officiellement enregistrée et reconnue par le gouvernement du Burundi en tant
qu’ONG internationale. L’ICU s’engage à mener des initiatives dans le Pays conformément
aux objectifs de développement durable des Nations Unies et aux directives du
gouvernement, en faisant particulièrement référence au Plan National de Développement du
Burundi (PND Burundi 2018-2027).
Objectif du poste :
Le/a Responsable Administratif et Financier (RAF) / ICU-BURUNDI dépend
hiérarchiquement du Coordinateur des Programmes de ICU-Burundi.
Les responsabilités qui lui sont confiées par le Coordinateur des Programmes de ICU-
Burundi concernent la coordination et supervision de l’ensemble des activités financières et
administratives ainsi que le pilotage de l’équipe national du domaine de compétence.
Sa mission sera d’assumer les fonctions de RAF, dans un contexte de structuration de ICU-
Burundi, en expansion, avec des besoins de formalisation des procédures administratives,
financières et de gestion des ressources humaines. Il·Elle travaille en lien étroit avec le
service de « gestion financière, administrative et comptable » du siège, ainsi qu’en étroite
collaboration avec l’ensemble de l’équipe de coordination de ICU-Burundi.
Ainsi, ses missions sont les suivantes :
A. La gestion comptable, financière et budgétaire de ICU-Burundi ;
B. La gestion administrative et logistique de ICU-Burundi ;
C. La coordination et la gestion des ressources humaines de ICU-Burundi ;
D. Le management de l’équipe national du domaine de compétence.
Responsabilités et tâches principales :
A. Assurer la gestion comptable, financière et budgétaire de ICU-Burundi
- Assurer l’enregistrement des dépenses et autres transactions financières dans
l’application comptable de l’ICU - Veiller à ce que les dépenses et les transactions financières soient conformes aux procédures des différents bailleurs de fonds, de l’ICU et au cadre légal du Burundi
- Assurer le reporting financier de chaque contrat de subvention conformément aux procédures et règles des différents bailleurs de fonds (rapports financiers intermédiaires et rapport financier final)
- Assurer la préparation et le suivi des audits de projets en contact permanent avec le
siège - Veiller à la redevabilité financière vis-à-vis des partenaires de ICU-Burundi
- Assurer le contrôle et la validation de la gestion comptable et à son reporting
mensuel (décomptes de caisses, réconciliations bancaires, etc.) - Garantir l’application des procédures comptables et financières, pour les équipes de
ICU-Burundi et leurs partenaires, et contribuer à leur amélioration continue - Assurer la gestion de la trésorerie des projets et planifier à long terme les transferts de fonds en concertation avec l’équipe de coordination de ICU-Burundi et le Responsable Programmes du siège
- Contrôler et autoriser les dépenses en fonction des disponibilités budgétaires
- Participer à l’élaboration et suivre en routine le budget de ICU-Burundi
- Suivre et piloter un tableau de bord d’indicateurs budgétaires et financiers
- Participer à l’élaboration des propositions budgétaires de nouveaux projets et des engagements de dépenses pour la coordination nationale de ICU-Burundi.
B. Assurer la gestion administrative et logistique de ICU-Burundi:
- Assurer les relations et la redevabilité auprès des autorités administratives concernées
- Assurer une veille juridique et garantir la conformité au cadre légal du Burundi en matière de fiscalité, d’importation d’équipements et de droit du travail
- Suivre la procédure d’obtention de toutes les autorisations nécessaires au personnel expatrié de ICU-Burundi (visa, agrément et permis de travail) conformément au cadre légal du Burundi
- Gérer et effectuer le suivi et le classement des différents contrats et agréments
- Veiller à ce que les achats de biens, services et travaux soient conformes aux procédures de passation des marchés du bailleur de fonds et de l’ICU.
- Assurer la rédaction des différents contrats et/ou bons de commande des achats de biens, services et travaux
- Superviser les transactions afin que les achats de biens, services et travaux soient conformes aux règles de transparence des flux financiers des bailleurs de fonds, de l’ICU et au cadre légal du Burundi
- Superviser la maintenance de locaux de ICU-Burundi (bureaux, dépôts, etc.) et la bonne gestion des équipements (véhicules, informatique, etc.)
- Assurer la consolidation de l’inventaire des équipements durables et des immobilisations
- Veiller à la bonne application des procédures de gestion des stocks
- Coordonner les relations de ICU-Burundi avec les banques et les fournisseurs.
C. Assurer la coordination et la gestion des ressources humaines de ICU-Burundi ;
- Veiller à ce que le recrutement du personnel local se fasse dans le respect de la réglementation locale du Burundi et conformément aux politiques de l’ICU
- Superviser la rédaction et gérer les contrats du personnel
- Veiller à ce que les contrats de travail du personnel local sont conformes aux politiques de l’ICU et au cadre légal du Burundi
- Faire appliquer et proposer I ’actualisation si besoin des procédures en vigueur (lois du travail, règlement intérieur…) concernant la gestion des ressources humaines et effectuer un reporting régulier au siège
- Superviser la planification et le suivi des congés du personnel national, l’établissement des bulletins de paie, le suivi des déclarations sociales et du paiement des taxes auprès des administrations concernées
- Faciliter le dispositif de couverture santé du personnel national
- Organiser la tenue des dossiers du personnel dans la confidentialité
- Assurer le paiement des salaires du personnel local dans les délais fixés par réglementation locale du Burundi
- Assurer le paiement des perdiem pour les missions de terrain du personnel conformément au règlement intérieur de ICU-Burundi
D.Assurer le management de l’équipe national du domaine de compétence;
- Animer et accompagner dans la mise en place d’une démarche qualité au sein du personnel de l’équipe du domaine de compétence
- Assurer à l’évaluation des besoins en formation du personnel de l’équipe national du
domaine de compétence - Concevoir, initier et mettre en œuvre un plan de formation pour le personnel de
l’équipe national du domaine de compétence - Veiller à ce que le personnel de l’équipe national du domaine de compétence utilise
correctement les outils administratifs-logistiques (livre de caisse, log book, etc.) et le
logiciel de comptabilité - Piloter le recrutement du personnel de l’équipe national du domaine de compétence
qui peut être amenée à évoluer en fonction des opportunités de projet. NB : Effectuer toutes autres tâches pertinentes tel que requises par le Coordinateur des Programmes ICU-Burundi. En outre, cette fiche de poste peut évoluer en fonction des besoins et des priorités de l’ICU au Burundi.
Qualifications et Expériences exigées : - Diplôme Universitaire dans toute filière pertinente (ou disposant d’une expérience professionnelle jugée équivalente acquise sur un poste similaire dans une ou plusieurs ONG Internationales)
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé ; la connaissance de l’italien et de l’anglais sera considérée comme un atout
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle confirmée dans la gestion Comptable, Financière, Administrative, Logistique et des RH dans des ONGs internationales (expérience de travail en Afrique francophone et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout)
- Excellentes compétences analytiques et financières
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite
- Capacité à respecter les délais et à travailler sous pression
- Capacité avérée à gérer du personnel dans des contextes multiculturels
- Expérience avérée en matière de gestion Administrative et Financière de projets de coopération au développement et solides connaissances des directives et procédures de passation des marchés des principaux donateurs internationaux
- Expérience dans l’élaboration, l’application et la standardisation de procédures, processus, schémas et des outils Administratifs, Financiers, Comptables, Logistiques et de gestion des RH
- Excellente maîtrise des outils informatiques
- Capacité à travailler de manière autonome
- Fiabilité et précision
- Expérience en renforcement des capacités, accompagnement et formations
Comment postuler:
Cliquez sur le bouton “Postuler à un poste”(Candindati per la posizione) au bas de la page du site web: https://www.icu.it/careers/responsable-administratif-et-financier-raf-icu-burundi/ et téléchargez les documents suivants au format PDF:
- CV mis à jour (PDF) en français, renommé “RAF Burundi– Nom Prénom_CV”;
- Lettre de motivation (PDF) en français. Renommez le fichier “RAF Burundi – Nom Prénom_ Lettre Motivation”.
Il est prévu que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
