New Humanity – Desk Amministrativo – Italia

New Humanity International sta selezionando un/a Desk Amministrativo per la sua sede operativa di Milano. Durata 12 mesi. Tipo contratto: tempo determinato. Scadenza candidature 15/05/2023

NHI cerca una persona pratica, fortemente motivata, desiderosa di contribuire con la propria energia ed esperienza al rafforzamento dell’organizzazione.

NHI lavora a fianco delle popolazioni locali nel sud est asiatico e realizza progetti di cooperazione internazionale con l’obiettivo di promuovere l’educazione come strumento per sconfiggere ogni forma di povertà ed esclusione, specialmente per i più emarginati.

Sede di lavoro: sede di Milano, con disponibilità a trasferte nelle aree di implementazione dei progetti

Data di inizio: il prima possibile

Contratto: contratto a tempo determinato di 1 anno, con prospettiva di trasformazione in indeterminato

Disponibilità: part-time da definire in sede di colloquio. NHI implementa una politica di conciliazione dei tempi di vita professionale e personale del suo staff. Per i dipendenti sono previste flessibilità oraria in entrata/uscita ed un programma di Smart-working

Stipendio: in funzione dell’esperienza;

Persona di riferimento: Direttore Generale

La collaboratrice/ il collaboratore avrà il compito di garantire una efficiente e trasparente gestione amministrativa, finanziaria e di rendicontazione della fondazione nel rispetto degli standard previsti dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti, della riforma del terzo settore e dei principali donatori istituzionali nazionali ed internazionali.

Il candidato avrà il ruolo di Desk Amministrativo, occupandosi anche di coordinare lo staff inserito nell’aree rendicontazione nei paesi di implementazione dei progetti e di esserne referente nella pianificazione delle attività, con particolare riguardo alle procedure degli enti donatori e alle procedure di acquisto.

Compiti principali e responsabilità del candidato/a:

Garantire una efficiente e trasparente gestione amministrativa e finanziaria della Fondazione e la rendicontazione dei fondi provenienti da donatori istituzionali e privati
Tenuta della contabilità ordinaria (prima nota, registrazione fatture e le registrazioni di assestamento) e coordinamento della preparazione del bilancio annuale e previsionale; collaborare quando necessario con i revisori dei conti facilitando le attività di audit periodici
Controllo e supervisione mensile dei cashbook delle sedi decentrate e controllo della conformità delle fatture presentate, monitorando costantemente i flussi finanziari per segnalare alla direzione possibili situazioni di rischio finanziario
Gestire i rapporti con gli istituti bancari
Produrre quand’anche coordinare la produzione dei report necessari al monitoraggio delle attività, dell’avanzamento del budget generale dell’organizzazione
Garantire e coordinare una corretta gestione amministrativa del personale di sede ed espatriato
Supporto agli amministratori delle sedi decentrate, ed eventualmente ai desk paese, in caso di particolari criticità legate a problematiche amministrative, relazione con Partner e finanziatori, monitoraggio dell’andamento amministrativo dei progetti, redazione di budget e varianti, rendicontazioni e audit, procurement e acquisti.
Supporto al Desk Paese nell’elaborazione dei dati ricevuti dagli Amministratori paese e necessari per le valutazioni di sostenibilità e congruità da parte della sede, nonché per la redazione del bilancio d’esercizio
Monitorare e analizzare periodicamente l’impiego dei fondi in relazione al budget annuale predisposto e fornire le opportune indicazioni alle funzioni di riferimento (direzione, Progetti)
Predisporre un archivio cartaceo e/o elettronico della contrattualistica e dei documenti attestanti i rapporti intercorsi tra organizzazione e fornitori
Supportare la funzione compliancenella revisione, emissione e approvazione di procedure ed istruzioni operative in campo amministrativo
Garantire che i documenti fiscali dell’associazione (libri sociali, libro giornale, presenze, infortuni etc) siano sempre correttamente aggiornati e tenuti come previsto dalla normativa di riferimento
Garantire il costante adeguamento delle procedure amministrative nel rispetto della legislazione vigente
Formazione amministrativa ad amministratori, capi-progetto, staff espatriato e locale
Svolgimento di missioni amministrative regolari e periodiche di verifica nei paesi

Qualifiche e competenze richieste:

Almeno 10 anni di esperienza lavorativa di cui almeno 5 anniin amministrazione e rendicontazione di progetti di cooperazione internazionale finanziati da donatori istituzionali;
Laurea in economia e materie affini;
Contabilità, bilancio, riclassificazioni di bilancio
Motivazione e buone capacità di movimento nell’ambito di una burocrazia complessa;
Fondamentale ottima conoscenza dell’inglese (minimo livello B2), sarà considerato requisito preferenziale l’eventuale conoscenza del francese
Ottime conoscenze informatiche(Excel a livello avanzato, internet, software contabili e applicativi per la gestione di progetto)
Disponibilità e capacità a lavorare in teame predisposizione ai rapporti interpersonali
Sono richieste precisione, affidabilità, autonomia e flessibilità
È richiesta la disponibilità a spostamenti all’estero nei paesi di interventoper trasferte