CESVI – Administrative & Finance Support – Italia

CONTESTO LAVORATIVO

CESVI è un’organizzazione umanitaria italiana, laica e indipendente, fondata nel 1985 a Bergamo. CESVI opera in 4 continenti con progetti di emergenza, ricostruzione e sviluppo a favore delle popolazioni locali.

In un contesto di crescita organizzativa CESVI ha rilevato la necessità di un supporto alle attività amministrative progettuali sull’estero oltre che un rafforzamento alle capacità di finance dell’Organizzazione.

La selezione ha carattere di urgenza e la risorsa si inserirà idealmente da inizio settembre.

L’Administrative & Finance Support sarà inserito a supporto dell’Unità Emergenza, sotto la supervisione del responsabile di Area, in stretto coordinamento con le risorse operanti in HQ e all’estero. Il profilo selezionato opererà altresì in affiancamento e supporto del Finance Specialist in HQ.

Il ruolo prevede uno stretto coordinamento con gli Area Manager, una attiva collaborazione con il personale espatriato di riferimento (Amministratori, Project Manager e Head of Mission), oltre che con il Controller e il General Accounting Officer.

PRINCIPALI RESPONSABILITA’:

-Supporta l’Area Manager nella fase di analisi dei bandi e nella predisposizione degli strumenti interni per la loro valutazione organizzativa (Project Risk Assessment (PRA)).

-Collabora con l’Area Manager nella predisposizione di nuove proposte progettuali per quanto riguarda la componente di budgeting;

-Monitora l’applicazione delle procedure amministrative dell’organizzazione e dei diversi donatori;

-Redige correttamente e tempestivamente la rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del Donor, elabora i rapporti finanziari finali e intermedi, revisiona la contabilità dei progetti affidati;

-Supervisiona la gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati (gestione finanziaria), redige e assicura l’aggiornamento del Budget Follow Up (BFU) entro le scadenze definite;

-Assicura la quadratura e il controllo mensile dei dati contabili, estratti conto, situazioni ed analisi contabili destinati all’elaborazione di situazioni periodiche e di bilancio (processo interno di controlling);

-Supporta il Finance Specialist predisponendo in internet banking i bonifici estero/Italia relativi ai progetti seguiti, assicurando che il flusso pre-approvazione sia compliant con i processi interni che regolano sia i trasferimenti fondi alle sedi operative che i pagamenti di fornitori di progetto;

-Coordina la preparazione degli audit esterni richiesti da Donatori, autorità nazionali, etc, e collabora con l’area Quality, Accountability & Legal, nonché con il Finance Specialist per tutti gli altri audit;

-In caso di necessità, e previa approvazione del proprio responsabile, esegue missioni nelle sedi estere per:

o monitoraggio attività amministrative

o supporto alla preparazione audit in loco

o apertura o chiusura di uffici amministrativi

o copertura assenze amministratori locali

o formazione staff amministrativo nazionale e staff di partner

-Si occupa della formazione pre-partenza e, se necessario, in itinere del personale espatriato, provvedendo direttamente al briefing sul progetto/paese del personale amministrativo espatriato e nazionale;

-Contribuisce ad una gestione efficiente dell’ufficio e procede ad un’ordinata archiviazione, cartacea e informatica, sia della documentazione progettuale necessaria che delle evidenze dell’attività extra-progettuale.

REQUISITI ESSENZIALI

• Laurea in discipline economiche
• Esperienza di almeno 2/3 anni nella rendicontazione di progetti all’estero
• Conoscenza procedure e rendicontazione dei principali donatori nazionali e internazionali
• Esperienza pregressa nell’uso di sistemi contabili
• Capacità nella predisposizione di budget di progetto oltre che nella lettura e aggiornamento di BFU (Budget Follow Up)
• Competenze nella redazione di reportistica finanziaria
• Precisione e puntualità
• Riservatezza
• Ottima conoscenza dei sistemi informatici Office (Excel) e Outlook
• Conoscenza della lingua inglese

REQUISITI DESIDERABILI

• Gradita conoscenza del PCM (Project Cycle Management)
• Gradita esperienza nella gestione di audit
• Conoscenza dei programmi Sharepoint e NAV (Microsoft Business Central)
• Conoscenza della lingua francese e/o spagnola

SAFEGUARDING

CESVI applica una politica di tolleranza zero contro ogni forma di abuso, sfruttamento e/o danno arrecato a un bambino o a un adulto vulnerabile da parte di membri dello staff o dai partner dell’Organizzazione.

L’impegno di CESVI ad essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di selezione del personale che prevede controlli meticolosi, quali il controllo del casellario giudiziale o la verifica di condanne precedenti. Questa procedura è finalizzata a garantire la protezione di bambini e di persone vulnerabili e la prevenzione di qualsiasi forma di abuso. Tali verifiche costituiscono parte integrante del processo di selezione del personale.

TU 81-08

CESVI presta particolare attenzione alla salvaguardia della salute di tutte le risorse umane dell’Organizzazione e dunque a tutela del collaboratore è prevista, prima della partenza, la valutazione di idoneità alla posizione per ciascuna missione.

RANGE SALARIALE: 2100 – 2300 € / lordo mese

INQUADRAMENTO CONTRATTUALE: CO.CO.CO.

DURATA: 4 MESI, CON POSSIBILITA’ DI RINNOVO