AICS sede di KIEV sta selezionando un/a Esperto/a Coordinatore Amministrativo Iniziativa di Emergenza da inserire nella sua operatività in Ucraina. Durata 13 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 10/11/2025 La sede AICS di Kiev è alla ricerca di un/una Esperto/a Coordinatore Amministrativo per supportare la gestione e il coordinamento amministrativo dell’Iniziativa di Emergenza AID 013157/01/0, nell’ambito dei programmi di cooperazione allo sviluppo in Ucraina.

Sotto il coordinamento del Manager di riferimento e la supervisione del Titolare della sede, l’incaricato può essere chiamato, in relazione a uno o più Programmi/Progetti di cooperazione, a:

• Coordinare le risorse umane e finanziarie eventualmente assegnate dal Titolare di sede, con particolare riferimento allo staff amministrativo dell’iniziativa di emergenza AID 013157/01/0.
• Operare nel rispetto delle vigenti Procedure AICS, con particolare riferimento alle Procedure per la gestione delle iniziative a dono di cooperazione allo sviluppo e di emergenza dell’Agenzia, adottate con Determina n. 336 del 7 febbraio 2024 e successive integrazioni.
• Istruire gli atti amministrativi di competenza e/o su disposizione del Titolare o del Manager di riferimento, necessari per la corretta gestione dei Programmi/Progetti di competenza.
• Collaborare, per gli aspetti di competenza, alla predisposizione di eventuali varianti ai Piani Operativi e Finanziari, nonché all’elaborazione di tutti i documenti amministrativo-contabili necessari per il monitoraggio e la rendicontazione delle iniziative.
• Assistere il Coordinatore Emergenza nel monitoraggio degli indicatori progettuali quantitativi e qualitativi dei progetti di emergenza presentati dalle OSC e in gestione diretta, nel rispetto delle linee guida dell’Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo e dei termini progettuali.
• Coordinare e assicurare la gestione amministrativa e contabile delle iniziative di emergenza, in raccordo con AICS – Sede Centrale e in collaborazione con il dipartimento amministrativo della Sede AICS di Kiev, garantendo la puntualità delle registrazioni contabili dell’iniziativa negli applicativi in uso.
• Alimentare, archiviare e monitorare la documentazione amministrativa dell’iniziativa negli applicativi Sharepoint, Documit e Sigov, inclusa la fascicolazione cartacea ove necessario.
• Coordinare il corretto svolgimento degli adempimenti fiscali e tributari, in coerenza con la normativa locale e/o italiana in relazione al programma di competenza.
• Procedere alla revisione dei rapporti amministrativo-contabili dei progetti di emergenza finanziati dalla Cooperazione Italiana in Ucraina e prodotti dai soggetti attuatori.
• Supervisionare e monitorare l’auditor esterno e/o la rendicontazione dei progetti e programmi.
• Fornire adeguato supporto alle OSC operanti in Ucraina per la gestione tecnico-amministrativa dei progetti finanziati da AICS, collaborando, per gli aspetti di competenza, alla revisione dei rapporti sullo stato di avanzamento e dei relativi rendiconti.
• Assicurare il monitoraggio e la supervisione finanziario-amministrativa dei progetti di competenza affidati alle OSC, ai fini della verifica dello stato di avanzamento.
• Coadiuvare la sede nel garantire le comunicazioni con i soggetti attuatori e i meccanismi di coordinamento per le azioni di monitoraggio delle attività nell’ambito di riferimento.
• Assicurare la corretta gestione dei beni acquistati nell’ambito dei Programmi/Progetti di competenza, fornendo assistenza nei processi di donazione.
• Contribuire alla preparazione di bandi nel settore emergenza e alla revisione delle proposte presentate dalle OSC.
• Produrre rapporti, relazioni ed eventuale documentazione per esigenze operative.
• Supportare la Sede AICS di Kiev nella predisposizione del documento consuntivo annuale e di ogni altro documento previsto dal Regolamento di contabilità.
• Fornire supporto tecnico-amministrativo per l’espletamento delle procedure di gara per l’acquisto di beni e servizi, secondo le disposizioni del D.M. 192/2017, modificato dal D.M. MAECI n. 32 del 17 gennaio 2024, e delle PRAG (Practical Guide on Contract Procedures for European Union External Action), assistendo la sede estera anche in qualità di RUP.
• Fungere da Operatore di Verifica per conto di AICS per le verifiche di inadempimento (ex Art. 48-bis D.P.R. n. 602/73) relative a pagamenti superiori a 5.000,00 euro verso fornitori o prestatori di servizi italiani.
• Partecipare e completare con merito le formazioni obbligatorie previste da AICS o richieste dal Titolare di Sede, secondo le modalità e i tempi stabiliti, al fine di garantire il rispetto delle normative e degli standard richiesti.
• Svolgere il ruolo di Designato Privacy, garantendo il rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali (in particolare il GDPR – Regolamento UE 2016/679), adempiendo ai propri obblighi in maniera diligente, mantenendo aggiornate le proprie competenze e supportando la gestione di eventuali incidenti di sicurezza o violazioni dei dati.
• Presentare al Titolare schede di valutazione quadrimestrali dei collaboratori assegnati all’area di competenza.
• Eseguire eventuali ulteriori compiti che si dovessero rendere necessari nel corso dell’impiego, su incarico del Manager di riferimento o del Titolare della Sede AICS di Kiev.

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