AICS SEDE DI KIEV sta selezionando un/a Assistente Amministrativo-Contabile da inserire nella sua operatività in Ucraina. Durata 1 mesi. Tipo contratto: Tempo indet. Scadenza candidature 26/10/2026

Termini di riferimento dell’incarico: 

a) svolge attività di supporto amministrativo e di segreteria del Titolare della sede, curandone l’agenda sulla base degli impegni istituzionali, la gestione della corrispondenza, l’organizzazione di riunioni e incontri e la redazione dei relativi verbali, ove richiesto, nonché il raccordo con gli interlocutori istituzionali;

b) svolge attività di carattere istruttorio e di supporto per approvvigionamenti e procurement della sede, predisponendo atti e provvedimenti di competenza, elaborando dati ed informazioni anche di natura complessa, utilizzando strumenti e procedure informatizzate, sia nel campo amministrativo che in quello economico e finanziario;

c) coordina la logistica della sede (servizi generali, manutenzioni, utenze, automezzi e servizi di supporto), in raccordo con le procedure di approvvigionamento e ferme restando le competenze del Titolar e in materia di spesa;

d) supporta la gestione delle procedure di recupero dell’IVA presso le competenti autorità locali, curando la raccolta e la verifica della documentazione fiscale, la predisposizione delle relative istanze e il monitoraggio dei rimborsi; 

e) istruisce pratiche amministrative complesse ai fini dello sdoganamento; supporta i competenti servizi della sede nella relazione con le autorità locali con riferimento alle procedure di sdoganamento, richiesta visti e permessi; 

f) coordina gli aspetti organizzativi delle missioni e degli spostamenti del Titolare, del personale della sede e delle delegazioni in visita (prenotazioni, autorizzazioni, documentazione di viaggio, trasporti e accoglienza), in raccordo con il referente per la sicurezza della sede (RLS) e nel rispetto delle relative procedure;

g) opera sul sistema di gestione documentale Documit per la protocollazione, la fascicolazione, l’archiviazione dei documenti e la ges tione dei relativi flussi documentali; h) su indicazione del Titolare cura l’archiviazione, la protocollazione e l’assegnazione della documentazione ufficiale in entrata ed in uscita sui sistemi informatici dell’Agenzia e in versione cartacea, ove necessario;

i)  contribuisce a mantenere i rapporti con gli istituti bancari presso i Paesi di competenza e, se richiesto, in Italia, secondo le indicazioni del Titolare e/o del Manager e senza autonomi poteri di firma o di disposizione sui conti della sede;

j) cura la gestione dell’inventario della Sede e svolge le funzioni di consegnatario; 

k) intrattiene rapporti con fornitori locali e supporta l’organizzazione di attività esterne di carattere convegnistico e seminariale;

l) è referente per la comunicazione e la visibilità della sede: cura, sulla base delle indicazioni del Titolare e in raccordo con le strutture di comunicazione della s ede centrale, la gestione dei canali social istituzionali della sede, la preparazione e la pubblicazione dei relativi contenuti, nonché l’aggiornamento dei contenuti della intranet, nel rispetto delle linee guida di comunicazione dell’Agenzia e degli obblighi di visibilità previsti dagli accordi con i donatori;

m) assicura la gestione, il corretto funzionamento e la tutela del materiale e delle attrezzature in dotazione alla sede; 

n) esercita a richiesta funzioni di interpretariato nell’ambito delle lingue conosciute;

o) partecipa e completa con merito le formazioni obbligatorie previste dall'AICS o comunque richieste dal Titolare di Sede, secondo le modalità e i tempi stabiliti, al fine di garantire il rispetto delle normative e degli standard richiesti;   

p) svolge il ruolo di Designato Privacy, garantendo il rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali (in pa rticolare il GDPR - Regolamento UE 2016/679), adempiere ai propri obblighi in maniera diligente, con un aggiornamento continuo delle proprie competenze in materia di privacy, fornire supporto nella gestione di eventuali incidenti di sicurezza o violazioni dei dati;   

q) svolge il ruolo di coordinamento del collega con mansioni di autista; 

r) assicura ogni altro compito funzionale all’espletamento di quelli sopra indicati comunque esigibile in base all’inquadramento posseduto, secondo le indicazioni impartite dal Titolare. Le suddette mansioni e responsabilità sono interamente o parzialmente esercitate dall’Assistente amministrativo-contabile sulla base delle indicazioni fornite dal Titolare o dal Vice-Titolare o dal Funzionario di supporto amministrativo-contabile, se a tal fine delegato dal Titolare.