AICS L'AVANA sta selezionando un/a Coordinatore/trice Esecutivo/a di Amministrazione, Finanze e Compliance (Senior) del Programma di Cooperazione Delegata: "Programma per la transizione ecologica verso comuni sostenibili a Cuba" da inserire nella sua operatività in Cuba. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 31/05/2026

OBIETTIVI

Il/la Coordinatore/trice Esecutivo/a di Amministrazione, Finanze e Compliance (Senior) svolge una funzione di supporto alla Direttrice della Sede AICS di L'Avana per quanto concerne le mansioni di implementazione e gestione amministrativa e finanziaria del Programma.

Il/la Coordinatore/trice dovrà possedere una comprovata capacità di operare in contesti istituzionali complessi, guidando l'articolazione dei processi amministrativi e finanziari tra le agenzie delle Nazioni Unite, l'Unione Europea e le istituzioni nazionali. È responsabile delle attività di 'Financial Initiator' (Iniziatore Finanziario), seguendo le istruzioni della Direttrice della Sede AICS di L'Avana, alla quale risponde per il proprio operato, in stretta collaborazione con il Coordinatore Tecnico del Programma e l'Ufficio Amministrativo della sede dell'AICS.

Il Programma di cooperazione delegata: “Programma per la transizione ecologica verso comuni sostenibili a Cuba” - (OPSYS 700001959), avviato a luglio 2024, viene realizzato mediante implementazione diretta della Sede dell'AICS a L'Avana (Agenzia capofila) in collaborazione con il PNUD (Programma delle Nazioni Unite per lo Sviluppo). Le due agenzie lavorano in modo coordinato con le controparti locali MEP (Ministero dell'Economia e della Pianificazione) e CEDEL (Centro di Sviluppo Locale e Comunitario). L'Azione fa parte del MIP (Multiannual Indicative Programme) dell'Unione Europea a Cuba e contribuisce agli obiettivi legati alla produzione sostenibile di alimenti, all'autosufficienza energetica mediante l'uso di fonti rinnovabili, all'accesso equo e alla razionalizzazione dell'uso dell'acqua e al rafforzamento dei modelli di gestione amministrativa, riconoscendo un maggiore livello di autonomia ai comuni nella gestione de l territorio e delle sue risorse. Il Programma è implementato in otto comuni di Cuba e prevede la diffusione di pratiche legate all'economia circolare, all'agroecologia, all'uso di energie pulite, nonché la promozione di innovazioni utili a favorire un maggiore adattamento al cambiamento climatico, la mitigazione dei suoi effetti e la conservazione della biodiversità.

PRINCIPALI RESPONSABILITÀ E FUNZIONI

Il/la Coordinatore/trice Esecutivo/a di Amministrazione, Finanze e Compliance (Senior) di Programmi di Cooperazione Internazionale è responsabile della supervisione e della gestione amministrativa e finanziaria del Programma di cooperazione delegata, seguendo le istruzioni della Direttrice della Sede AICS di L'Avana, verso cui è responsabile, e in stretta collaborazione con il Coordinatore Tecnico del Programma e l'Ufficio di Amministrazione della sede dell'AICS di L'Avana.

In particolare, il/la Coordinatore/trice Esecutivo/a di Amministrazione, Finanze e Compliance (Senior) è responsabile di:

• Elaborare la documentazione per le procedure di gara (call for tenders) e i bandi di gara per sovvenzioni (call for proposals) in conformità con la normativa europea pertinente (PRAG), assumendo la funzione di "Responsabile Unico del Progetto" (RUP) ove necessario;

• Elaborare e aggiornare, in coordinamento con il team tecnico e le controparti, il Piano degli Acquisti (Procurement Plan) del Programma;

• Fornire assistenza amministrativa ai comitati di valutazione delle gare d'appalto;

• Organizzare sessioni informative su questioni amministrative a beneficio del team del Programma, delle controparti, dei consulenti, dei beneficiari di contratti di sovvenzione e di altri attori coinvolti;

• Preparare la documentazione relativa a contratti e convenzioni, corredata da una relazione esplicativa;

• Organizzare sessioni di formazione sulla gestione dei contratti di sovvenzione per i beneficiari selezionati;

• Supervisionare l'esecuzione e la chiusura dei contratti e degli accordi;

• Elaborare (o dirigere l'elaborazione di) documenti di pagamento relativi al Programma;

• Assicurare la rigorosa registrazione contabile delle operazioni e la gestione integrale del cofinanziamento, supervisionando il ciclo dei pagamenti e la giustificazione delle spese;

• Garantire, in coordinamento con la Direttrice della Sede e il Coordinatore Amministrativo e Finanziario, la corretta gestione giuridica ed economica del personale del Programma, inclusi i processi di selezione, contrattazione, salute e sicurezza sul lavoro;

• Coordinare le risorse umane previste per la gestione amministrativo-finanziaria del Programma (Assistenti Amministrativi, Logista) ai fini di una corretta gestione amministrativo-contabile del Programma;

• Gestire i rapporti con le istituzioni bancarie italiane e cubane, in coordinamento con la Direttrice della Sede e il Coordinatore Amministrativo e Finanziario;

• Assicurare l'adempimento degli obblighi fiscali e previdenziali da parte degli attori coinvolti nell'esecuzione del programma (fornitori e altri stakeholder);

• Preparare, in coordinamento con il PNUD e le controparti del programma, i rapporti amministrativo-contabili, intermedi e finali;

• Collaborare, per quanto di competenza, alla stesura dei documenti tecnici del progetto;

• Collaborare alla corretta gestione dei beni acquisiti nell'ambito del Programma, fornendo assistenza nei processi di donazione;

• Collaborare alla preparazione e alla stesura di accordi e contratti con fornitori e altri stakeholder del programma;

• In concerto con l'Ufficio del PNUD e le controparti nazionali del programma, partecipare a visite periodiche nelle zone di intervento per svolgere attività di monitoraggio e formazione amministrativa;

• In accordo con la Direttrice della Sede, garantire il coordinamento con gli uffici della Vicedirezione Amministrativa (VDA) competenti di AICS Roma e con l'Unità di Cooperazione Delegata di AICS Roma in relazione alle questioni amministrative, inclusa la preparazione della documentazione necessaria relativa alle richieste delle tranche di finanziamento, eventuali varianti di bilancio e altre questioni amministrative relative al programma e al suo cofinanziamento;

• Garantire, in collaborazione con l'Ufficio di Amministrazione della sede AICS di L'Avana, la massima pubblicità dei documenti di gara e di altri documenti di rilevanza amministrativa sul sito web istituzionale (Portale Amministrazione Trasparente);

• Supportare la Direttrice della Sede AICS e il Coordinatore Tecnico del Programma nella corretta applicazione della normativa europea in materia di appalti, con particolare riferimento al PRAG, durante l'esecuzione del Programma;

• Interagire, per gli aspetti di propria competenza, con i fornitori/consulenti/beneficiari dei contratti di sovvenzione selezionati;

• Coordinarsi, per gli aspetti di propria competenza, con l'Ufficio del PNUD e con la Delegazione Europea, in accordo con la Direttrice della Sede dell'AICS;

• Prestare assistenza durante le procedure di audit (interno ed esterno);

• Svolgere qualsiasi altra funzione richiesta dalla Direttrice della Sede AICS di L'Avana in relazione al Programma.

RETRIBUZIONE LORDA ANNUALE ONNICOMPRENSIVA

• Stipendio lordo annuale: euro 62.612,00

• Indennità lorda annuale: euro 61.061,00

LUOGO DI LAVORO Sede AICS di L'Avana. All'impiegato/a potrebbe essere richiesto di effettuare missioni in diverse regioni del territorio cubano, secondo le esigenze specifiche dei programmi di cooperazione.

TIPOLOGIA DI CONTRATTO Contratto individuale di lavoro a tempo determinato regolato dal diritto privato italiano.

PERIODO DI PROVA 2 mesi

ORARIO DI SERVIZIO 36 ore settimanali

DURATA DEL CONTRATTO 12 mesi prorogabili a partire dalla conclusione della selezione