Con la Delibera del Comitato Congiunto dello scorso 19 giugno, l'Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo ha approvato le nuove "Procedure RBM per Iniziative Promosse e Affidate", che sostituiscono i due documenti precedentemente vigenti: le "Procedure Generali" approvate con Delibera n. 71 del 31 luglio 2020 e le "Condizioni e modalità per l'affidamento" approvate con Delibera n. 8 del 20 febbraio 2017. Il nuovo documento unifica in un corpus normativo unico le regole per la selezione, la gestione e la rendicontazione di tutte le tipologie di iniziative — promosse e affidate — coinvolgendo i soggetti di cui agli articoli 24, 25 e 26 della Legge 125/2014.

Le nuove Procedure unificate in un testo unico sono allineate anche con le Procedure per le Iniziative di Aiuto Umanitario, il testo è stato riscritto eliminando duplicazioni, riducendo i rimandi interni e assorbendo nell'articolato le risposte alle domande frequenti (FAQ) che in precedenza circolavano separatamente.

Le scadenze della Convenzione DGCS-AICS

Si tratta di un lavoro di revisione frutto di un percorso che ha visto coinvolti AICS, DGCS e reti delle OSC italiane in linea con quanto previsto dalla Convenzione sottoscritta un anno fa tra AICS e DGCS. La convenzione infatti, fissava al 30 giugno 2026 una serie di scadenze importanti: all’AICS veniva richiesto infatti di “elaborare sulla base delle indicazioni della DGCS, una proposta di innovazione e revisione delle procedure comparative pubbliche per il finanziamento delle iniziative realizzate dai soggetti di cui all’articolo 26 della legge istitutiva, avendo come obiettivi principali la loro semplificazione e velocizzazione, nonché il raggiungimento dei risultati alla base delle iniziative”.

A questo si aggiungeva la prescrizione di lanciare il bando del Fondo Globale per la lotta all’AIDS, alla tubercolosi e quello a sostegno diretti alle popolazioni appartenenti a minoranze cristiane mediante l’utilizzo della piattaforma informatica “Sistake”.

Cosa cambia concretamente

Lingua dei documenti. Una novità rilevante per le iniziative internazionali: il bando, la documentazione allegata e tutti gli atti di gestione, monitoraggio e rendicontazione possono essere redatti in italiano oppure in una lingua veicolare — inglese, francese, spagnolo, portoghese. Una misura che favorisce la partecipazione dei partner locali e riduce i costi di traduzione.

Procedure interne certificate come alternativa alla PRAG. Le organizzazioni esecutrici possono ora applicare le proprie procedure interne di procurement anche per l'acquisizione di beni, servizi e lavori, a condizione che il Revisore esterno ne certifichi la conformità ai principi di trasparenza, concorrenza ed economicità. In contesti di crisi ci sarà inoltre la possibilità di autorizzare il ricorso a procedure negoziate, previa consultazione con l'Ambasciata competente.

Parere di sicurezza anticipato per i bandi delle Sedi estere. L'acquisizione del parere dei Capi Missione sulle condizioni politiche e di sicurezza viene anticipata prima dell'avvio della procedura comparativa. Questo evita che le ONG sviluppino e presentino proposte progettuali per aree geografiche dove non è poi possibile intervenire — uno spreco di risorse che il settore segnalava da tempo.

ATS non più obbligatoria. Le OSC possono ora scegliere liberamente se candidarsi in forma singola o in Associazione Temporanea di Scopo. Nei casi in cui la ATS venga costituita, i costi relativi sono ammissibili a carico dell'iniziativa.

Ampliati i criteri di capacità operativa in loco. Le OSC non registrate nel Paese di realizzazione possono dimostrare la propria presenza operativa non solo attraverso proprie progettualità precedenti, ma anche tramite entità affiliate, partner locali/internazionali o membri di ATS registrati nel Paese.

Le principali novità finanziarie

Costi indiretti aumentati. Il massimale per il rimborso forfettario dei costi indiretti sale dal 7% all'8% dei costi diretti ammissibili.

Piano finanziario a tre livelli. Eliminato il quarto livello di dettaglio delle spese. Il piano finanziario è articolato su tre livelli (rubriche, categorie, voci) e ai fini della rendicontazione è sufficiente presentare il dettaglio fino al secondo livello.

Nuovo tetto per il trasferimento dei beni. La soglia minima per l'obbligo di donazione dei beni ai partner e beneficiari al termine dell'iniziativa sale da 750 a 1.500 euro. I beni acquistati con valore inferiore possono essere trattenuti e utilizzati dall'organizzazione esecutrice per le proprie finalità istituzionali.

Personale in Italia: più flessibilità. Sono ammissibili i costi del personale basato in Italia impiegato in supporto tecnico-progettuale e/o amministrativo, nella misura massima di un terzo della durata progettuale per figura e fino a un massimo di due posizioni. Si chiarisce inoltre che i costi del personale sono ammissibili indipendentemente dal luogo di svolgimento dell'attività lavorativa, purché la dislocazione sia funzionale agli obiettivi progettuali.

Infrastrutture e immobili: regole più flessibili. Viene eliminato l'obbligo di presentare una stima preventiva dettagliata redatta da tecnico abilitato per le infrastrutture. Le spese per costruzioni e ristrutturazioni sono ora ammissibili anche su terreni privati, previa autorizzazione AICS e accordo formale con il proprietario. È prevista per la prima volta l'ammissibilità dell'acquisto di beni immobili e terreni, se giustificato e autorizzato dall'AICS.

Spese in contanti e tracciabilità. Il codice AID va indicato "ove possibile" ma la spesa è ammissibile anche in sua assenza, purché il Revisore esterno ne certifichi la riconducibilità all'iniziativa. Analogamente, le spese in contanti sono ammissibili con le dovute motivazioni e certificazioni.

Revisori e valutatori: eliminato il tetto di incarichi. Accogliendo una richiesta delle Reti delle OSC, viene rimosso il limite al numero di incarichi contemporanei per revisori e valutatori esterni con lo stesso soggetto esecutore, fermo restando il principio di rotazione.

Tempi certi per AICS. Il documento fissa scadenze precise anche per l'Agenzia: 30 giorni per l'approvazione dei rapporti intermedi e 90 giorni per i rapporti finali, sospendibili in caso di richiesta di chiarimenti.

Localizzazione: nuovi obblighi e nuove risorse

Le nuove Procedure rafforzano esplicitamente il processo di localizzazione della cooperazione. Tutte le iniziative — promosse e affidate — devono prevedere almeno un partenariato con un'OSC locale (per i soggetti ex art. 26) o con un ente omologo del Paese partner (per i soggetti ex artt. 24 e 25). È introdotta una nuova linea di spesa dedicata alla localizzazione, con un massimale del 2% dei costi diretti, per finanziare attività di rafforzamento delle capacità dei partner locali — decisionali, gestionali, finanziarie e comunicative. Non sono più previsti massimali alla quota di budget trasferibile ai partner o ai membri di ATS.

Un aggiornamento necessario senza innovazione

L'entrata in vigore è immediata per le nuove procedure comparative. Le procedure già deliberate e le iniziative già avviate alla data di approvazione continuano a essere regolate dai precedenti documenti.

Nel complesso, le nuove Procedure rispondono a istanze concrete del settore — molte delle quali portate avanti dalle Reti delle OSC nel tempo — e rappresentano un aggiornamento significativo rispetto a documenti che avevano ormai quasi dieci anni di vita che si erano complicati con la pubblicazione di numerose FAQ e documenti interpretativi. L'unificazione in un testo unico, la maggiore flessibilità operativa e finanziaria, il rafforzamento della localizzazione e la chiarezza sulle procedure di procurement sono gli elementi più apprezzabili.

Non si tratta però di una “proposta di innovazione e revisione delle procedure comparative” come richiesto dalla DGCS. La complessità del sistema resta la medesima al netto di alcune semplificazioni che chiariscono le norme stesse e comportano quindi un possibile riduzione dei carichi di lavoro.

Scarica le Procedure Unificate