Contesto e Obiettivo:

L’obiettivo principale della consulenza è il rafforzamento delle competenze (capacity building) dell'ufficio amministrativo in Angola, attraverso un affiancamento diretto e un percorso di training on the job dedicato all'Amministratore Paese e allo staff amministrativo. Il consulente non si sostituirà alla figura presente, ma agirà come facilitatore e mentore per ottimizzare i processi, implementare strumenti di controllo gestione e garantire la conformità con le procedure interne e i requisiti dei donatori istituzionali.

Mansioni Principali:

Il/La consulente strutturerà l'intervento in tre fasi: Introduzione dalla sede e assessment, formazione/affiancamento in loco e follow-up da remoto.

I compiti principali includono:

A. Introduzione dalla sede e assessment

• Ricezione del background e del funzionamento dell’ufficio loco da parte della sede (induction)
• Effettuare un assessment rapido delle procedure amministrative, contabili e di acquisto attualmente in uso nella missione.
• Mappare le competenze dell'Amministratore Paese e del team di supporto per identificare i bisogni formativi specifici (gap analysis).

B. Formazione e Training on the Job (Fase in loco)

• Pianificazione e controllo finanziario: Rafforzare le competenze dell'Amministratore Paese e dello staff amministrativo, nella redazione e nel monitoraggio del cash flow mensile e delle previsioni di spesa.
• Gestione di budget multi-donor: Supportare l'impostazione e la corretta allocazione dei costi sui diversi progetti di donatori istituzionali, verificando l'eleggibilità delle spese.
• Strumenti e metodi di lavoro: Introdurre o ottimizzare l'uso di strumenti di controllo, con particolare focus sulle coperture finanziarie e sulla gestione trasversale.
• Rafforzamento contabilità: individuazione di metodologie atte ad avere una contabilità aggiornata e un archivio documentale completo.
• Gestione del personale locale: affiancare l'ufficio amministrativo nell’aggiornamento dei documenti contrattuali e dei documenti di supporto per la corretta attribuzione del personale sui progetti (Ordini di servizio, timesheet ecc.).
• Logistica e procurement: standardizzare le procedure di acquisto (richieste di preventivo, tabelle comparative) in linea con i manuali dell'ONG e dei donatori.
• Preparazione agli Audit: impostare un sistema di archiviazione (fisico e digitale) a prova di audit, formando il personale su come rispondere alle verifiche ispettive.

C. Accompagnamento e consolidamento (fase da remoto)

• Fornire sessioni di mentoring a distanza (es. call settimanali) per verificare l'autonomia dell'Amministratore Paese e degli altri/e componenti dello staff amministrativo.
• Rivedere a distanza i report finanziari mensili redatti dalla missione prima dell'invio in sede, correggendo eventuali errori ricorrenti.

Tutte le mansioni sopra menzionate verranno coordinate e concordate con il Desk Finance, Pianificazione e Controllo HQ.

Requisiti richiesti per la consulenza:

Il/la consulente deve possedere solide competenze tecniche in ambito amministrativo con spiccate doti pedagogiche ed empatiche.

• Esperienza pregressa: almeno 7 anni di esperienza come Coordinatore Amministrativo di Paese in ONG internazionali, preferibilmente in contesti dell'Africa Sub-Sahariana.
• Competenze linguistiche: ottima conoscenza della lingua portoghese.
• Soft Skills: Forte attitudine al “coaching” e al trasferimento di competenze, pazienza, diplomazia, ascolto attivo e capacità di lavorare in contesti multiculturali.
• Competenze tecniche: conoscenza approfondita delle linee guida dei principali donatori istituzionali (con focus particolare su Unione Europea).
• Digital skills: ottima conoscenza di Excel avanzato e di software gestionali di contabilità per ONG (es. NPSquare, QuickBooks, o simili).

Risultati attesi

Al termine della consulenza, ci si aspetta la consegna di:

• Un breve Report di Assessment iniziale con il piano formativo personalizzato.
• Manuale operativo o Linee Guida (SOPs) personalizzate per l'ufficio dell'Angola.
• Un Report finale di fine missione che valuti i progressi dell'Amministratore Paese e indichi le raccomandazioni per la sede e in particolare per il Desk Finance Pianificazione e Controllo.

Per candidarsi:

Compilare il form specificando il ruolo: 3794 Esperto Amministrativo Angola

Si richiede di allegare CV, una Proposta schematica della Metodologia che s’intende proporre per la consulenza e le Referenze (almeno 2 contatti).

Scadenza invio candidature: 24/07/2026

Si informano i candidati che verranno contattati solo i profili che rispettano i requisiti.

Il processo di selezione si basa su criteri non discriminatori, per cui i candidati vengono selezionati senza alcuna distinzione di etnia, genere, orientamento politico e sessuale, religione, opinioni personali.

Il VIS applica il principio di tolleranza zero per qualsiasi tipo di abuso, sfruttamento o violenza contro bambini e bambine, adolescenti, giovani adulti e adulti e/o altri comportamenti non rispettosi della dignità umana, da parte del proprio personale, del personale partner o di altro personale associato alla ONG.