AICS SEDE DI KIEV sta selezionando un/a Esperto/a Amministrativo (Junior) da inserire nella sua operatività in Ucraina. Durata 13 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 21/09/2026

PRINCIPALI   MANSIONI  -  In stretto coordinamento col Manager di riferimento e, comunque, sotto la supervisione del Titolare della sede, l’incaricato può essere chiamato a:  

•  Occuparsi della prima nota contabile della sede, effettuare registrazioni contabili nell’applicativo dedicato, inserire documentazione amministrativo-contabile per il funzionamento della sede e la gestione delle iniziative, registrare budget e altra documentazione nel sistema contabile dell’Amministrazione; 
• Istruire gli atti amministrativi su disposizione del Titolare o Manager di riferimento necessari per la corretta gestione della Sede dei Programmi/Progetti di competenza; 
• Collaborare alla predisposizione del budget, del bilancio della sede e di ogni altro documento contabile previsto dall’ordinamento AICS; 
• Fornire supporto tecnico-amministrativo per l’espletamento delle procedure di gara per l’acquisto di beni/servizi come da disposizioni del D.M. 192/2017 modificato dal D.M. MAECI n. 32 del 17 gennaio 2024 e delle PRAG (Practical -Guide on contract procedures for European Union External action), e assistendo la Sede estera in qualità di RUP; 
• Alimentare, archiviare e monitorare la documentazione amministrativa della Sede negli applicativi Sharepoint, Documit e Sigov, inclusa fascicolazione e in cartaceo ove necessario; 
• Curare la gestione dei rapporti con gli istituti bancari, i pagamenti, organizzare e protocollare la documentazione quali estratti conti e distinte di pagamento; 
•  Collaborare allo svolgimento degli adempimenti fiscali e previdenziali; 
• Collaborare alla corretta gestione dell’inventario di Sede e relativa documentazione;
• Occuparsi di ogni altra pratica assegnata nell’ambito amministrativocontabile-logistico: pratiche rimborsi IVA, gestione carte carburante, gestione piccole forniture per la sede tra gli altri; 
• Supportare la gestione contabile e controllo delle rendicontazioni dei Programmi/Progetti di cooperazione; 
• Fungere come “Operatore di Verifica” per conto di AICS per Verifica inadempimenti (ex Art. 48-bis D.P.R. n. 602/73) riguardo i pagamenti superiori ai 5.000,00 euro verso fornitori o prestatori di servizi italiani nonché gli adempimenti dovuti presso la BDNA ove applicabile; 
•  Operare nel rispetto delle vigenti Procedure per la gestione delle iniziative a dono di cooperazione allo sviluppo e di emergenza dell’Agenzia, adottate con Determina n. 336 del 7.02.2024; 
• Partecipare e completare con merito le formazioni obbligatorie previste dall'AICS o comunque richieste dal Titolare di Sede, secondo le modalità e i tempi stabiliti, al fine di garantire il rispetto delle normative e degli standard richiesti; 
•  Svolgere il ruolo di Designato Privacy, garantendo il rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali (in particolare il GDPR - Regolamento UE 2016/679), adempiere ai propri obblighi in maniera diligente, con un aggiornamento continuo delle proprie competenze in materia di privacy, fornire supporto nella gestione di eventuali incidenti di sicurezza o violazioni dei dati; 
• Supportare il Titolare di sede nelle incombenze di Segreteria della Sede e nella visione e assegnazione della posta;
• Eseguire eventuali ulteriori compiti puntuali che si dovessero rendere necessari nel corso dell’impiego, da svolgere su incarico del Manager di riferimento e del Titolare della Sede AICS di Kiev.