AICS - Coordinatore/trice Amministrativo/a - Cuba

AICS L'AVANA sta selezionando un/a Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance del Programma di Cooperazione Delegata da inserire nella sua operatività in Cuba. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Tempo det. Scadenza candidature 11/10/2026

FIGURA PROFESSIONALE RICHIESTA Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance del Programma di Cooperazione Delegata: “Programma per la transizione ecologica verso municipi sostenibili in Cuba” (OPSYS 700001959).

SEDE DI LAVORO Sede AICS dell'Avana. L'impiegato/a potrebbe essere richiesto/a di effettuare missioni in diverse regioni del territorio cubano, secondo le esigenze specifiche dei programmi di cooperazione.

TIPOLOGIA DI CONTRATTO Contratto individuale di lavoro a tempo determinato regolato dal diritto privato italiano.
PERIODO DI PROVA 2 mesi
ORARIO DI SERVIZIO 36 ore settimanali
DURATA DEL CONTRATTO 12 mesi prorogabili

OBIETTIVI

Il/la Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance svolge una funzione di supporto alla Direttrice della Sede AICS dell'Avana relativamente ai compiti di attuazione e gestione amministrativa e finanziaria del Programma di Cooperazione Delegata “Programma per la transizione ecologica verso municipi sostenibili in Cuba” (OPSYS 700001959).
Il/la Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance fa parte della struttura organizzativa della Sede AICS dell'Avana e dipende gerarchicamente dalla Titolare della Sede, di fronte alla quale risponde del corretto svolgimento delle proprie funzioni. Inoltre, mantiene un rapporto funzionale con il Coordinatore Tecnico del Programma e con il Coordinatore Amministrativo-Finanziario della Sede.
Il/la Coordinatore/trice dovrà possedere una comprovata capacità di operare in contesti istituzionali complessi, guidando l'articolazione dei processi ammi nistrativi e finanziari tra le agenzie delle Nazioni Unite, l'Unione Europea e le controparti nazionali. È responsabile delle attività di Financial Initiator (Iniziatore Finanziario), seguendo le istruzioni della Titolare della Sede AICS dell'Avana, e collabora strettamente con il Coordinatore Tecnico del Programma e con l'Ufficio Amministrativo della Sede per garantire la corretta esecuzione amministrativa e finanziaria dell'Azione.
Il Programma di cooperazione delegata: “Programma per la transizione ecologica verso municipi sostenibili in Cuba” - (OPSYS 700001959), avviato nel luglio del 2024, si realizza mediante attuazione diretta della Sede AICS dell'Avana (Agenzia leader) in collaborazione con il UNDP (Programma delle Nazioni Unite per lo Sviluppo). Le due agenzie lavorano in modo coordinato con le controparti locali MEP (Ministero dell'Economia e della Pianificazione) e CEDEL (Centro per lo Sviluppo Locale e Comunitario). L 'Azione fa parte del MIP (Multiannual Indicative Programme) dell'Unione Europea in Cuba e contribuisce agli obiettivi legati alla produzione sostenibile di alimenti, all'autosufficienza energetica mediante l'uso di fonti rinnovabili, all'accesso equo e alla razionalizzazione dell'uso dell'acqua e al rafforzamento dei modelli di gestione amministrativa, riconoscendo un maggior livello di autonomia ai municipi nella gestione del territorio e delle sue risorse. Il Programma si implementa in otto municipi di Cuba e prevede la diffusione di pratiche legate all'economia circolare, all'agroecologia, all'uso di energie pulite, nonché la promozione di innovazioni utili a favorire un maggiore adattamento al cambiamento climatico, la mitigazione dei suoi effetti e la conservazione della biodiversità.

PRINCIPALI RESPONSABILITÀ E FUNZIONI

Il/la Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance di Programmi di Cooperazione Internazionale è responsabile della supervisione e gestione amministrativa e finanziaria del Programma di cooperazione delegata, seguendo le istruzioni della Titolare della Sede AICS dell'Avana, di fronte alla quale è responsabile, e in stretta collaborazione con il Coordinatore Tecnico del Programma e il Coordinatore Amministrativo-Finanziario della Sede (Manager).
In particolare, il/la Coordinatore/trice Amministrativo/a, Finanziario/a e Compliance è responsabile di:
* Elaborare la documentazione per le procedure di gara (call for tenders) e gli avvisi per la concessione di sovvenzioni (call for proposals) in conformità con la normativa europea pertinente (PRAG), assumendo la funzione di Responsabile Unico del Progetto (RUP) ove necessario;
* Elaborare e aggiornare, in coordinamen to con l'équipe tecnica e le controparti, il Piano degli Appalti (Procurement Plan) del Programma;
* Fornire assistenza amministrativa ai comitati di valutazione delle gare di appalto;
* Organizzare sessioni informative su questioni amministrative a beneficio del personale del Programma, delle controparti, dei consulenti, dei beneficiari di contratti di sovvenzione e di altri attori coinvolti;
* Preparare la documentazione relativa a contratti e convenzioni, accompagnata da una relazione esplicativa;
* Supervisionare l'esecuzione e la chiusura dei contratti, degli accordi e dei relativi pagamenti connessi al Programma;
* Coordinare e supervisionare la registrazione contabile delle operazioni e la gestione del cofinanziamento del Programma, assicurando il corretto trattamento dei pagamenti e la giustificazione delle spese, in coordinamento con il Coordinatore Amministra tivo-Finanziario della Sede;
* Contribuire a garantire, sotto la supervisione della Titolare della Sede e in coordinamento con il Coordinatore Amministrativo-Finanziario della Sede, la corretta gestione giuridica ed economica del personale del Programma, compresi i processi di selezione, assunzione, salute e sicurezza sul lavoro;
* Coordinare le attività del personale di supporto amministrativo-finanziario del Programma (Assistenti Amministrativi e Logista) in funzione di una corretta gestione amministrativo-contabile del Programma;
* Supportare la gestione dei rapporti con gli istituti bancari italiani e cubani, in coordinamento con la Direttrice della Sede e il Coordinatore Amministrativo e Finanziario;
* Assicurare l'adempimento degli obblighi fiscali e previdenziali da parte degli attori coinvolti nell'esecuzione del programma (fornitori e altri stakeholders);
* Pr eparare, in coordinamento con il UNDP e le controparti del programma, i rapporti amministrativo-finanziari intermedi e finali, in conformità con quanto stabilito nella Convenzione di Finanziamento;
* Collaborare alla corretta gestione dei beni acquistati nell'ambito del Programma, fornendo assistenza nei processi di donazione;
* Collaborare alla preparazione e redazione di accordi e contratti con fornitori e altri stakeholders del programma;
* Di concerto con l'Ufficio del UNDP e le controparti nazionali del programma, partecipare a visite periodiche nelle zone di intervento per svolgere attività di monitoraggio e formazione amministrativa;
* Supportare, d'accordo con la Titolare della Sede e il Coordinatore Amministrativo-Finanziario della Sede, il coordinamento con gli uffici della Vicedirezione Amministrativa (VDA) competenti di AICS Roma e con l'Unità di Cooperazi one Delegata di AICS Roma in merito a questioni amministrative, compresa la preparazione della documentazione necessaria relativa alle richieste delle tranche di finanziamento, eventuali variazioni di bilancio e altre questioni amministrative legate al programma e al suo cofinanziamento;
* Vigilare sulla corretta pubblicazione e diffusione dei documenti di gara e di altri documenti di rilevanza amministrativa sul sito web istituzionale (Portale Amministrazione Trasparente);
* Supportare la Direttrice della Sede AICS e il Coordinatore Tecnico del Programma nella corretta applicazione della normativa europea in materia di appalti, con particolare riferimento alla PRAG, durante l'esecuzione del Programma;
* Interagire, per gli aspetti di propria competenza, con i fornitori/consulenti/beneficiari di contratti di sovvenzione selezionati;
* Coordinarsi, per gli aspetti di propria competenza, con l'Ufficio del UNDP e con la Delegazione Europea, d'accordo con la Titolare della Sede AICS;
* Prestare assistenza durante le procedure di audit (interno ed esterno);
* Svolgere qualsiasi altra funzione richiesta dalla Titolare della Sede AICS dell'Avana in relazione al Programma.