MISSIONE CALCUTTA - Responsabile Amministrazione e Procurement - Ucraina

MISSIONE CALCUTTA APS ETS sta selezionando un/a Responsabile Amministrazione e Procurement da inserire nella sua operatività in Ucraina. Durata 15 mesi. Tipo contratto: Co.co.co. Scadenza candidature 15/01/2026

Titolo della proposta di progetto: “Zlahoda: intervento di coesione sociale, tutela e cura per la popolazione ucraina colpita dal conflitto nelle regioni di Zaporizhzhya e Donetsk”.

Paese di realizzazione: Ucraina (regioni di Zaporizhzhya, Donetsk).

Soggetto/i proponente/i: Missione Calcutta APS ETS in ATS con Focsiv Volontari nel mondo ETS

Durata incarico: 15 mesi

Referente: coordinatore/trice progetto.

Obiettivo:

Il candidato, personale espatriato, con base in Ucraina a Zaporizhzhya, si occuperà dell'implementazione e del monitoraggio degli aspetti amministrativi e finanziari concernenti le attività di progetto in capo a MC e a tutti i partner internazionali e/o locali, nonché di valutare e analizzare gli aspetti contabili dei report finanziari da presentare al donatore, secondo le regole dell’AICS. Il Responsabile Amministrativo e Procurement sarà responsabile della gestione delle operazioni finanziarie complessive, del procurement (processo di approvvigionamento dei beni, servizi e lavori), del monitoraggio delle spese, della rendicontazione e della gestione dei flussi dicassa, della preparazione dei bilanci, in supporto al Capo Progetto.

Principali responsabilità:

Il Responsabile Amministrativo e Procurement Officer si occuperà di:

Preparare rapporti finanziari mensili e trimestrali da presentare al Capo Progetto, secondo le regole dell’AICS;
Monitorare le spese, prevedere e riferire tempestivamente, secondo le proiezioni dei flussi di cassa e in conformità con le linee guida in materia di gestione finanziaria;
Preparare e presentare le richieste di pagamento al Capo Progetto;
Preparare e aggiornare i rendiconti dei flussi di cassa;
Garantire la conformità, rispettando le regole del donatore, e i requisiti di rendicontazione finanziaria;
Assicurarsi che il personale rispetti le linee guida finanziarie e i livelli di approvazione;
Esaminare lo strumento di monitoraggio finanziario mensile per garantire il controllo e la gestione del budget;
Interfacciarsi con le risorse umane e la logistica su vari elementi e processi finanziari relativi alle attività del progetto;
Verificare con attenzione le spese e i pagamenti a fornitori in base ai piani e ai processi di approvvigionamento approvati, alle richieste di acquisto e agli ordini di acquisto;
Responsabile dell'utilizzo, del flusso e dell'archiviazione di moduli e documenti numerati durante le transazioni;
Supportare il team gestionale nella preparazione del budget e nella eventuale rielaborazione in base ai possibili cambiamenti nei piani del progetto;
Consolidare i rapporti finanziari ai fini della rendicontazione da presentare al per l'uso da parte del contabile del donatore nella preparazione dei rapporti finanziari del donatore
Preparare le buste paga mensili e tutte le indennità relative secondo le dichiarazioni di legge;
Assicura l’attuazione delle procedure d’approvvigionamento;
Redigere e aggiornare periodicamente il Procurement Plan (predisposto dai vari partner internazionali di progetto) utile a categorizzare e differenziare le diverse modalità d’acquisto in linea con quanto stabilito dalle regole del donatore e in conformità con le procedure di MC;
Preparare un calendario annuale per la pianificazione delle procedure d’acquisto;
Implementare il processo d’approvvigionamento in ogni fase:
predisposizione dei documenti (Lettera d’Invito e Contratti);
individuazione e invito dei fornitori;
valutazione delle offerte e analisi comparativa;
eventuale negoziazione;
stipula dei contratti di
Monitorare il rispetto delle clausole contrattuali in collaborazione con i dipartimenti interessati;
Garantire una continua mappatura del mercato locale e la valutazione dei fornitori disponibili, verificando la sussistenza dei requisiti qualitativi, logistici e finanziari, al fine di implementare una Vendor List all’interno della quale individuare i soggetti da invitare alle procedure di affidamento delle forniture;
Archiviare correttamente tutti i documenti di gara, in collaborazione con il capo progetto;
Adempiere a qualsiasi altro compito assegnato dalla direzione e che corrisponda in generale alle caratteristiche di questa posizione.

REQUISITI

Conoscenze:

Laurea in Discipline Economiche o affini, conseguita da almeno 3 anni;
Laurea magistrale/Master in Management, Procurement o equivalente, conseguita da almeno 5 anni, costituirà un plus;
Una certificazione professionale in contabilità costituirà ulteriore requisito preferenziale;
Almeno 3 anni di esperienza professionale in contesto di cooperazione allo sviluppo ed emergenza con donatori istituzionali;
Esperienza professionale in un contesto di ONG sarà considerato un vantaggio;
Capacità di calcolo e buone competenze informatiche;
Pregressa esperienza nella gestione delle procedure d’acquisto (sopra i 100000 mila euro) di almeno 2 anni continuativi;
Consolidata conoscenza delle procedure d’acquisto dei maggiori donatori internazionali (ECHO, UN OCHA, UE);
Familiarità con la legislazione dei regolamenti relativi agli appalti;
Comprensione dei termini e delle condizioni contrattuali standard per mitigare il rischio legale;
Ottima conoscenza del pacchetto Office, in particolare Microsoft Excel;
Conoscenza fluente dell’inglese (livello C1).

Competenze:

Capacità di stabilire le priorità di lavoro per rispettare scadenze con una supervisione minima e di adattarsi a situazioni in costante cambiamento, mantenendo l'attenzione rispetto alle tempistiche e l’efficienza del lavoro assegnato;
Buona capacità di pensiero analitico e concettuale, con un comprovato approccio proattivo;
L’aver maturato esperienza nella gestione degli acquisti sul campo costituirà un plus;
Eccellenti doti negoziali e capacità di relazione e gestione dei fornitori;
Attenzione ai dettagli ed eccellenti capacità di

Capacità tecniche e psico-attitudinali: